Lassen Sie Ihre Kontaktdaten in Outlook automatisch aktualisieren.

Mit diesem Modul lassen Sie die Kontaktdaten ausgewählter Personenkreise mit deren Eintrag in OPTIGEM automatisch und zeitnah in private und öffentliche Kontaktordner des MS Exchange Servers übertragen. Somit greifen Ihrer Mitarbeiter mit MS Outlook jederzeit auf aktuelle Kontaktdaten zu. Eine doppelte Datenpflege gehört für Sie der Vergangenheit an.

Anhand der Personenkategorien bestimmen Sie, welche Personenkreise (z.B. Mitglieder, Firmen, Gemeinden, usw.) aus OPTIGEM in welchen Kontaktordner in Exchange Server/Outlook übertragen werden sollen. Dabei können die Personen von mehreren Kategorien in einem Adressbuch, wie auch von einer Personenkategorie gleichzeitig in verschiedene Adressbücher aktualisiert werden.

Das Modul unterstützt die MS Exchange Server 2003, 2007 und 2010. Es wurde in Zusammenarbeit mit der Firma Triomis aus Dortmund entwickelt.

   

Ihre Vorteile

  • E-Mail- und andere Kommunikationsdaten werden nur noch an einer Stelle gepflegt und stehen somit allen Mitarbeitern einheitlich zur Verfügung, ob in OPTIGEM oder MS Outlook.
  • Binnen Sekunden nach jeder Neuanlage oder Änderung der Personendaten in OPTIGEM werden diese automatisch im Exchange Server und MS Outlook aktualisiert.
  • Es können beliebig viele Adressbücher in Microsoft Outlook aktualisiert werden.
    • z.B. in private Kontaktordner bestimmter Mitarbeiter:
      • "OPTIGEM-Adressbuch Geschäftsführung"
      • "OPTIGEM-Adressbuch Spenderbetreuung"
      • ...
    • und/oder in öffentlicher Kontaktordner für alle Mitarbeiter zugänglich:
      • "OPTIGEM-Gemeindeadressen"
      • "OPTIGEM-Firmenkontakte"
      • ...
  • Ausgehend von Outlook lassen sich diese Kontakte auch auf Mobiltelefone, PDAs, usw. übertragen, sofern diese Geräte über eine Synchronisationssoftware mit MS Outlook/Exchange Server verfügen
  • Ist Ihr PC bzw. Notebook gerade offline und nicht mit dem Exchange Server verbunden, weil Sie sich z.B. auf einer Dienstreise befinden, stehen Ihnen die aktuellen Kontaktdaten dennoch vollständig zur Verfügung. Nach der nächsten Verbindung mit dem Exchange Server werden diese wieder vollautomatisch aktualisiert.