BUCHHALTUNG MIT (UMSATZ-)STEUER

Ja. OPTIGEM WIN-FINANZ unterstützt Sie vollständig, sowohl bei der automatischen Berechnung und Buchung von Umsatzsteuer, als auch bei der Abgabe der Voranmeldungen mittels ELSTER-Verfahren (gültig für Deutschland).

Sie können in OPTIGEM WIN-FINANZ (ab dem Basis-Paket, d.h. Sie brauchen keine Zusatzmodule) Steuersätze wie 7% und 19% schnell und einfach einrichten und damit sofort arbeiten.

Und mit OPTIGEM WIN-FINANZ Ausbau-Paket (vorher „M“) bzw. mit dem installierten Modul „Kreditoren/Offene Posten“ ist darüber hinaus die Berechnung und Voranmeldung möglich.

Um mit Steuersätzen arbeiten zu können, benötigen Sie zuerst Steuerkonten: auf diesen Konten wird der Umsatz- bzw. Vorsteueranteil verbucht.

• Pro verwendetem Steuersatz wie z.B. 7 und 19% benötigen Sie immer ein separates Umsatzsteuerkonto für Erträge und für Aufwendungen ein eigenes Vorsteuerkonto.

• Diese Steuerkonten sind i.d.R. Kapitalkonten. Es geht auch mit Aufwands-/Ertragskonten, dann erscheinen Umsatz- und Vorsteuer in z.B. der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Welche Sie verwenden können, kann vom bei Ihnen vorhandenen Sachkontenrahmen abhängen.
• Wir können Ihnen keine Empfehlung geben, welches Konto richtig oder falsch ist, aber ein Beispiel: im Musterkontenrahmen für Gemeinden und christliche Werke, den Win-Finanz zur Verwendung mitliefert, sind Vorsteuerkonten ab Konto-Nr. 1570 und Umsatzsteuerkonten ab Konto-Nr. 1770 vorhanden und verwendbar.

Eine Berechnung und Anmeldung der Umsatzsteuer über ELSTER ist ab dem OPTIGEM WIN-FINANZ Ausbaupaket (M) bzw. mit installierten Modul „Kreditoren/Offene Posten“ möglich. Ohne dieses Modul ist eine Voranmeldung nicht vorgesehen. Wenn Sie mit dem OPTIGEM WIN-FINANZ Basispaket (S) arbeiten, entfällt dieser Teil.

• Öffnen Sie das Menü Kred.-OP/Umsatzsteuer-Voranmeldung > Aufbau der Umsatzsteuer-Voranmeldung: i.d.R. ist die angezeigte Maske leer.
• Mit der Schaltfläche „Standard-Positionen erzeugen“ können Sie alle wesentlichen Positionen erstellen lassen, wie z.B. 81 und 86 im Bereich der Umsatz- und 66 im Bereich der Vorsteuer. Bei Bedarf können Sie weitere benötigte manuell anlegen.

Öffnen Sie das Menü Mandant/Steuersätze.

• Es wird Ihnen i.d.R. ein Steuersatz (mit dem Steuersatz: 0,0%, Bezeichnung: ideell (steuerfrei), markiert als ideell) angezeigt. Nehmen Sie an diesem Steuersatz keinerlei Veränderungen vor! Dieser wird auch weiterhin für alle Buchungen ohne Steuer wie z.B. Spenden gebraucht.
• Einen neuen legen Sie über die Schaltfläche „Neu“ an: vergeben Sie einen Steuersatz wie 7,0%, eine passende Bezeichnung wie z.B. „ermäßigt“ und wählen Sie ein UST.- und ein VST-Konto (für Umsatz- und Vorsteuer) aus.
• Auch wenn Sie nur steuerpflichtige Einnahmen oder nur Aufwendungen buchen sollten, müssen Sie pro Steuersatz immer beide Konten (UST und VST) zuordnen.
• Eintragungen bei UST.-Voranmelde-Positionen sind nur nötig, wenn Sie eine Umsatzsteuer-Berechnung und -voranmeldung an ELSTER aus Win-Finanz heraus erstellen wollen: wählen Sie die zuvor unter „Wie richte ich … Voranmeldepositionen …?“ erstellten aus.
• Weitere Details zur Einrichtung von Steuersätzen finden Sie in der OPTIGEM-Hilfe: betätigen Sie die Taste F1, während Sie die Steuersätze-verwalten-Maske geöffnet haben: damit öffnet sich die Hilfe im Kapitel 7. Buchhaltung > 4. Umsatzsteuerabwicklung > Steuersätze verwalten. Wahlweise erreichen Sie diese Hilfe-Funktion im Menü ?/Hilfe.

Nach erfolgter Einrichtung der Steuersätze (siehe Fragen oben) müssen bzw. können in den Sachkonto-Stammdaten diese Steuersätze zugeordnet werden. Empfohlen ist dies bei Ertragskonten, da diese pro Steuersatz getrennt gebucht werden müssen, um die Netto- und die Steuerwerte an das Finanzamt übermitteln zu können. Bei Aufwandskonten ist das nicht notwendig.

• Öffnen Sie das Menü Konten/Sachkonten, wählen ein ab jetzt steuerpflichtiges Ertrags- oder Aufwandskonto aus und stellen unten links im Bereich Steuersatz um von 0,0% ideell (steuerfrei) auf den gewünschten, z.B. 7% ermäßigt.

• Pro Konto können Sie einen Steuersatz zuordnen.
• Beachten Sie: alle gemäß der obrigen Antwort in „Was muss ich beachten …?“ den Steuersätzen zugeordneten Steuerkonten wie z.B. 1570, 1770, … müssen auf dem Steuersatz 0,0% ideell (steuerfrei) bleiben!

Buchen Sie in Zahlungserfassung oder im Kontoauszugsimport wie bisher, nach Auswahl des Ertrags- oder Aufwandskontos, den angezeigten Betrag.

• Wenn Sie eine Einnahme/Ertrag buchen, ist der beim Ertragskonto eingestellte Steuersatz fest definiert und in der Buchungszeile sichtbar im Steuer-Feld ausgewählt: nur dieser kann verwendet werden.
• Wenn Sie eine Ausgabe/Aufwand buchen, ist der ggf. beim Aufwandskonto eingestellte Steuersatz pro Buchung immer ein Vorschlag: bei Bedarf kann statt einem angezeigten wie 7% auch 19 oder 0% ausgewählt werden.
• Sie buchen i.d.R. alle Beträge wie gewohnt mit dem angezeigten Bruttobetrag.

Wesentlichste Änderung ist die Darstellung von Brutto- und Nettobeträgen.

• Bei Freigabe von Zahlungserfassung oder Kontoauszugsimport teilt Win-Finanz den Bruttobetrag nun auf: der Nettoanteil wird auf dem Ertrags-/Aufwands- und der Steueranteil auf das dem Steuersatz zugeordnete Steuerkonto gebucht.
• In Auswertungen, Kontoblättern etc. erscheint z.B. auf einem Ertragskonto nicht mehr der von Ihnen verbuchte Bruttobetrag, sondern nur der Nettoanteil: statt 100,- (gebucht mit 19%) finden Sie jetzt gebuchte 84,03 und auf dem Steuerkonto 15,97 vor.
• Sie können daher diese gebuchten 100,- im Programmteil Buchungsmanager nicht mehr über eine einfache Suche nach dem Betrag 100,00 finden: wir empfehlen daher, dass Sie zum Auffinden von Buchungen dieser Art mit einem eindeutigen Verfahren für Belegnummern arbeiten, evtl. zusätzlich kombiniert mit Belegarten.
• Ein bisher mögliches Löschen im Programmteil Buchungsmanager ist bei steuerrelevanten Buchungen nicht mehr möglich, nur ein Stornieren und ggf. neu buchen.
• Bei einem solchen Stornieren müssen Sie darauf achten, dass Sie beide, die Steuer- UND die Nettobuchung nacheinander einzeln stornieren.

Umsatzsteuerrelevante Buchungen können nur im Buchungsmanager korrigiert oder storniert werden.

• Dazu ist es wichtig, zuerst alle zusammengehörenden Buchungen (Netto- und Steueranteil) zu selektieren und gleichzeitig im Buchungsmanager anzeigen zu lassen. Eine Selektion ist z. B. über die gemeinsame Belegnummer möglich.
• Stornieren Sie zuerst den Steuerbetrag über die Schaltfläche „Stornieren“. Die dadurch angezeigte Korrekturbuchung (Stornobuchung) wird nach Bestätigung im Hintergrund erzeugt, ist in diesem Moment aber noch nicht im Buchungsmanager zu sehen.
• Sofort anschließend stornieren Sie die Nettobuchung, ebenfalls über die Schaltfläche Stornieren, diesmal aktivieren Sie die Option „Korrekturbuchung(en) jetzt erfassen“. Die Nettobuchung wird storniert und gleichzeitig als neuer Buchungsvorschlag in die Maske Umbuchungen kopiert. Dort muss manuell der Buchungsbetrag mit dem Bruttobetrag überschrieben werden und die Korrektur in dieser Buchung dort erzeugt und freigegeben werden.

Wenn Steuerkonten (i.d.R. sind dies Kapitalkonten) am Jahresende unbearbeitet stehen bleiben, werden bei einem Kontosaldenübertrag auch diese übertragen.
Auf den Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerkonten sind aber keine Eröffnungswerte erwünscht.

Zwei Möglichkeiten der Korrektur stehen Ihnen zur Verfügung:

1. Damit der Saldenübertrag ins Folgejahr von OPTIGEM richtig erfolgen kann, müssen die Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerkonten zum 31.12. aufgelöst werden. Da die Verrechnung der Vorsteuer mit den Umsatzsteuer-Konten entweder eine Umsatzsteuerforderung oder eine Umsatzsteuerverbindlichkeit des laufenden Buchungsjahres ergibt, sind alle Vor- bzw. Umsatz-Steuerkonten entweder über ein passendes Kapitalkonto wie z.B. ‚Umsatzsteuerforderungen‘ oder ‚Umsatzsteuerverbindlichkeit‘ im laufenden Jahr auszubuchen.
Somit steht nur noch ein Saldo auf einem Kapitalkonto offen, der dann ins Folgejahr übertragen wird. Die Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerkonten des laufenden Buchungsjahres haben zum 31.12. den Saldo 0,00.

2. Die Umsatzsteuergutschrift bzw. die Umsatzsteuernachzahlung im Folgejahr wird entsprechend auf dieses Konto gebucht und gleicht es wiederum aus.

Sollen die Endsalden der Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerkonten zum 31.12. stehen bleiben, können diese Umbuchungen wie oben beschrieben auch zum 01.01. durchgeführt werden.

Ob es sinnvoller ist, diese Umbuchungen in der Eröffnungsbilanz des Folgejahres vorzunehmen, oder ob Bilanzidentität Vorrang hat und daher schon per Schlussbilanz umgebucht werden müssen, wird unterschiedlich beurteilt.
Bitte sprechen Sie dazu Ihre Steuerberatung an.