Update: OPTIGEM.Web 21.1 (12740)
Die wichtigsten Neuerungen im Überblick
Ein ausführliches Änderungsprotokoll steht direkt in OPTIGEM.Web zur Verfügung.
Der Aufruf erfolgt nach Anmeldung in OPTIGEM.Web durch Klicken auf die Versionsnummer am Ende der Seite.
Newsletter-Anmeldung
OPTIGEM.Web bündelt nun alle relevanten Newsletter-Funktionen: von der neuen Anmeldefunktion, über den Versand bis hin zur Abmeldung per Abmeldelink können Newsletter jetzt in OPTIGEM.Web verarbeitet werden.
Einfache Website-Integration
Das Anmeldeformular kann direkt in die Website Ihrer Organisation eingebettet werden. CSS-Regeln erlauben optional die Anpassung an das bestehende Website-Layout. Alternativ kann über einen Link auf das in OPTIGEM.Web integrierte Anmeldeformular weitergeleitet werden.
OPTIGEM.Web generiert alle relevante Informationen, die nur noch von Ihrem Webdesigner eingefügt werden müssen. Für die Generierung stehen nur die berechtigten Newsletter zur Verfügung.
Soll ein vom Kunden entwickeltes Anmeldeformular verwendet werden, können die Anmeldedaten an die API von OPTIGEM.Web gesendet werden. Eine entsprechende API-Beschreibung wird auf Anfrage bereitgestellt.
Flexible Anwendung
- Die Integration kann in beliebig vielen Websites mit individuellen Newslettern erfolgen
- Konfiguration der abzufragenden persönlichen Daten inkl. anpassbarer Einwilligungserklärung
- Individualisierbare double-opt-in E-Mail für Newsletteranmeldungen
Automatisierte Prüfung, einfache Freigabe
- Automatische Erkennung von Neuanlagen
- Potentielle Dubletten werden erkannt, bestehende Partner automatisch ausgewählt
- Die Regeln für relevante Partner und berechtigte Newsletter werden angewendet: Benutzer können die Anmeldungen für ihre eigenen Newsletter selbstständig verwalten
- Die konfigurierten Datenschutzeinstellungen werden automatisch angewendet
Beispiel für das in OPTIGEM.Web integrierte Anmeldeformular. Das Formular ist für zwei Newsletter sowie die Abfrage der Namensfelder, E-Mail-Adresse und Zustimmung zur Datenschutzerklärung konfiguriert. Außerdem wurde eine individuelle Schaltflächen-Beschriftung angegeben.
Beispiel für die Integration in die Website der OPTIGEM GmbH. Das Formular ist für einen Newsletter sowie die Abfrage der E-Mail-Adresse konfiguriert. Die Abonnieren-Schaltfläche wurde mit CSS-Regeln an das bestehende Layout der Website angepasst.
Newsletter-View
Die neue View „Newsletter“ ist ab sofort die zentrale Anlaufstelle, wenn es um das Thema „Newsletter“ geht (mit Ausnahme der administrativen Grundeinstellungen). Alle für den normalen Benutzer relevanten Funktionen werden hier gebündelt.
Neben den Versand- und Monitoring-Funktionen, die aus dem Ausgabe-Center bekannt sind, wurden hier auch die Freigabe der Newsletter-Anmeldungen sowie die Konfiguration der Anmeldeformulare integriert. Mittelfristig werden hier weitere Inhalte, wie z.B. eine Abmeldestatistik für Newsletter, ergänzt.
Alle Benutzer, die bisher Newsletter versenden und Zugriff auf die Partnerliste hatten, erhalten mit dem Update Zugriff auf die neue View. Über Rollen-Berechtigungen lassen sich die einzelnen Inhalte (de)aktivieren.
Kalender abonnieren
Benutzer können nun ihre OPTIGEM-Termine auch unterwegs dabei haben. Benutzer abonnieren dazu Termine aus OPTIGEM.Web in externen Anwendungen, die das Ical-Format unterstützen (Microsoft Outlook, Goolge Calendar, Smartphone-Kalender usw.). Abhängig von den Berechtigungen können dabei die Rubriken und die Benutzer eingeschränkt sowie Geburtstage abonniert werden.
Kalender-Abos können über die „Abonnieren“-Schaltfläche in der „Notizen und Termine“-View oder dem fällige Termine-Popup erstellt werden.
Englische Übersetzung
Benutzer können in ihren Account-Einstellungen („Mein Account“ ► „Account“) zwischen der Anzeigesprache Deutsch und Englisch wählen. Inhalte, die von Benutzern verwaltet werden (z.B. Personenkategorien, Berufe usw.) werden in der erfassten Form angezeigt. Gleiches gilt zunächst für die Menüstruktur in OPTIGEM.Web, da diese individuell konfiguriert werden kann. Hier besteht allerdings die Möglichkeit, dass die Administration entsprechende Übersetzungen im Bereich „Menü und Berechtigungen“ („Administration“ ► „Erweitert“ ► „Menü und Berechtigungen“) für die Menü- und View-Einträge erfasst.
Sonstiges
Stammdaten für Kategorien und Addressverknüpfungen
Eine Verwaltungsfunktion für die Stammdaten von Personenkategorien und Adressverknüpfungen wurde ergänzt. Neben den typischen Bearbeitungsfunktionen bietet das Formular auch eine Drag&Drop-Funktion, mit der Kategoriehierarchien einfach umgestaltet werden können.
Die Verwaltungsfunktion wird durch das Update automatisch in den Systemeinstellungen („Administration“ ► „Erweitert“ ► „Systemeinstellungen“) mit Änderungsrechten aktiviert.
Personen-Projekt-Zuordnungen
Projekt-Zuordnungen eines Partners werden in den Partnerdetails angezeigt. Die Anzeige ist auf die berechtigten Projekten des Benutzers beschränkt.
Administration
Rollen-Konfiguration für Kalender-Abonnement
Mit dem Update wird allen Benutzern das Recht eingeräumt, eigene Termine zu abonnieren. Termine anderer Benutzer sowie das Abonnieren von Geburtstagen ist nicht gestattet.
Administration können auf Rollenebene festlegen, ob und in welchem Umfang Termine und/oder Geburtstage abonniert werden dürfen. Des weiteren können die für die Abos verfügbaren Rubriken eingeschränkt werden. Nach der Installation des Updates sollten die Einstellungen in OPTIGEM.Web über das Menü „Administration“ ► „Erweitert“ ► „Rollen verwalten“ ► „Rollen-Konfiguration“ ► „Verwalten“ ► Bereich „Partner“ ► „Notizen/Termine“ ► „Termin-Abonnement“ geprüft werden.
Das Update aktiviert die neue Funktion für die Rolle „Alle Benutzer“ mit der Einschränkung, dass Benutzer nur eigene Termine abonnieren dürfen. Geburtstage sowie Termine anderer Benutzer dürfen nicht abonniert werden.
Neue View Newsletter
Die neue View Newsletter steht automatisch allen Rollen zur Verfügung, die Zugriff auf die Partnerliste und Rechte für den Newsletterversand via dem Ausgabe-Center haben. Die Funktion zur Freigabe von Newsletter-Anmeldungen und die Generierung von Anmeldeformular-Skripten bzw. -Links ist ebenfalls aktiviert (beide Funktionen sind auf die berechtigten Newsletter beschränkt). Bei Bedarf kann dies im Bereich „Menü und Berechtigungen“ („Administration“ ► „Erweitert“ ► „Menü und Berechtigungen“) in der NewsletterView-Zuordnung für einzelne Rollen deaktiviert werden.
Tipp: Die von Rollen berechtigten Newsletter können in der „Rollen-Konfiguration“ („Administration“ ► „Erweitert“ ► „Rollen verwalten“ ► „Rollen-Konfiguration“ ► „Verwalten“ ► Bereich „Partner“ ► „Publikationen“) definiert werden.
Neue Grundeinstellungen für E-Mail-Verarbeitung
Das Update ergänzt weitere Einstellungen im Bereich der Grundeinstellungen für E-Mail und Newsletter:
- Alternativer Seitentitel für die An- und Abmeldeseiten (zunächst wird der Systemname verwendet)
- Platzhalter für Texte der Abmelde- und Abmeldebestätigungseite
- Um Missbrauch des Abmeldelinks durch Dritte vorzubeugen, kann der Benutzer im Rahmen der Abmeldung zur Eingabe seiner E-Mail-Adresse aufgefordert. Zusätzlich kann die Abmeldung per E-Mail bestätigt und per Platzhalter ein Link für die erneute Anmeldung eingefügt werden.
- Globale Konfiguration der Anmeldefunktion für Newsletter:
- Konfiguration des Anmeldeformulars (abgefragte Informationen, Texte für Einwilligung und double-opt-in E-Mail)
- Konfiguration der Verarbeitung von Newsletter-Anmeldungen (Herkunft und Datenschutz)
Vor Verwendung von Anmeldeformularen für Newsletter sollte die globale Konfiguration der Anmeldefunktion für Newsletter unbedingt geprüft werden. Die Grundeinstellungen für E-Mail und Newsletter finden Sie in OPTIGEM.Web über das Menü „Administration“ ► „Erweitert“ ► „Grundeinstellungen“ ► Register „Mandant“ ► „E-Mail & Newsletter“.
Anmeldeformulare einbinden
Die Generierung der Anmeldeformular-Skripte bzw. -Links erfolgt entweder in der neuen Newsletter-View oder den mandantenabh. Grundeinstellungen („Administration“ ► „Erweitert“ ► „Grundeinstellungen“ ► Register „Mandant“ ► „Anmeldeformular einbinden“).
Vor Verwendung der Funktion sollte die globale Konfiguration der Anmeldefunktion für Newsletter geprüft werden. Eine kontextbezogene Hilfe (erreichbar über das ?-Symbol) erläutert die genaue Funktionsweise.
Das Update aktiviert die Generierung der Anmeldeformular-Skripte für alle Benutzer der Newsletter-View. Die Rechte, ob die Skript-Generierung für Benutzer verfügbar ist, kann unter „Administration“ ► „Erweitert“ ► „Menü und Berechtigungen“ für die View „Newsletter“ konfiguriert werden.
Englische Übersetzung von Menüeinträgen
Aufgrund der Tatsache, dass die Menüstruktur und die darin zugeordneten Views individuell konfiguriert und benannt werden können, macht es notwendig, dass die Übersetzung der Bezeichnungen von Menüstruktur und zugeordneten Views durch den Kunden erfolgt.
Die Übersetzung der Einträge erfolgt in OPTIGEM.Web unter „Administration“ ► „Erweitert“ ► „Menü und Berechtigungen“. Dazu wird bei den einzelnen Einträgen über das Stift-Symbol der Bearbeitungsmodus aktiviert und im Feld „Bezeichnung“ für „Englisch“ die Übersetzung erfasst.
Solange für einen Menüeintrag keine Übersetzung erfolgt ist, wird dieser weiterhin auf Deutsch angezeigt.