Um sich als Benutzer in OPTIGEM CX zu registrieren, rufe cx.optigem.com auf. Klicke in der Mitte unter „Du hast noch kein Konto?“ auf „Konto erstellen“.

Trage rechts Deinen Vor- und Nachnamen, Deine E-Mail und zweimal ein freiwählbares Passwort ein, bestätige die Nutzungsbedingungen mit Haken und klicke auf „Konto erstellen“.

Du hast eine E-Mail mit einem Link erhalten, mit dem Du Deine E-Mail-Adresse verifizierst:

Ein neues Fenster im Browser erscheint, das Deine Anmeldung als erfolgreich bestätigt. Jetzt kannst Du Dich in OPTIGEM CX neu anmelden.

Die Registrierung als Benutzer ist kostenfrei.
Benutzer können dadurch kostenfrei z.B. Beleg hochladen oder in der Belegverwaltung arbeiten, je nach Rechtevergabe. Die Lizensierung für eine Organisation in OPTIGEM CX dagegen ist kostenpflichtig und wird über den Organisation-Administrator bestellt und verwaltet.

Nach der Erstanmeldung wirst Du aufgefordert, einer Organisation, z.B. Deiner Gemeinde, beizutreten. Gib den 6-stelligen Einladungscode, den Du von der verantwortlichen Person der Verwaltung erhalten hast oder frag bei dem Orga-Admin für OPTIGEM CX nach diesem Code. Du gibtst ihn an der markierten Stelle ein und klickst „Organisation beitreten“

Wähle „Meine Belege“ im Hauptmenü auf der linken Seite.

Klicke auf den blauen „+“ Button, um einen Beleg hinzufügen.

Du kannst entweder zum Hochladen eines Belegs eine Datei über den Browser „Auswählen“ oder Du ziehst die Datei per Drag&Drop direkt in das angezeigte Feld „Lade hier deinen Beleg hoch“.

Hier kannst Du den Beleg auf das passende Format zuschneiden und ggf. Ränder abtrennen. Klicke dann auf „ok“.

Nach dem Verbinden mit der Belegdatei bestätige mit „Weiter“.
Du gelangst zu den weiteren Angaben zur Verwendung und Zahlung der Ausgaben.

Hinweis: Die Handhabung auf einem Smartphone ist über einen Webbrowser die Gleiche, allerdings durch die kleine Ansicht noch etwas mühsam. Wir arbeiten schon an einer praktischen App für Smartphones und Tablets.

Es können Angaben zur Verwendung als auch zur erfolgten Bezahlung und der gewünschten Erstattung der Ausgaben gemacht werden. Freier Kommentare oder Hinweise sind hier auch möglich.

Verwendung

Das Finanzteam Deiner Organisation legt fest, welche Angaben unter Projekt und Konto hier zur Auswahl stehen:

• Unter „Projekt“ kommt der Haushalts- oder Arbeitsbereich (Kostenstelle) der Organisation, z.B. bei einer Gemeine: allgemein, Kinderarbeit, Lobpreisteam…
• Bei „Konto“ werden die Kostenart, z.B. Fahrtkosten, Material, Lebensmittel, Fortbildung, usw. angegeben.

Zahlungen

Hier gibst Du an, wie Du die Zahlung vorgenommen hast und wie Du die Erstattung Deiner Aufwendungen wünschst:

• Privat bezahlt – Du hast privat bezahlt und wünschst die Erstattung z.B. per SEPA Überweisung oder auf Deinen PayPal Account.
• Von meiner Organisation bezahlt – die Zahlung erfolgte bereits über eine organisationseigene Kreditkarte oder ein PayPal-Konto oder soll noch per Lastschrift abgebucht werden
• Noch zu zahlen – es handelt sich z.B. um eine Rechnung, die das Kassenteam noch begleichen muss
• Spende – Du hast die Ausgaben privat beglichen und möchtest anstatt einer Erstattung den Betrag entsprechend spenden.
• Vorschuss verrechnet – Du hast zuvor einen Vorschuss von der Organisation erhalten und die Aufwendungen sollen damit verrechnet werden. OPTIGEM CX ermittelt, ob es sich bei dem verbleibenden Betrag um eine Rückzahlung an die Organisation oder eine Erstattung an den Einkaufenden handelt.

Welche Zahlungsmethoden (z.B. SEPA, PayPal, usw.) bei der Angabe der gewünschten Erstattung in OPTIGEM CX zur Auswahl stehen, definiert ebenfalls das Finanzteam Deiner Organisation.

Komentare

Im Menü 4 kannst Du noch einen freiformulierten Kommentar hinzufügen.

Wurde ein Beleg eingereicht, hängt es letztlich von dem Finanzteam Deiner Organisation ab, wie schnell der Beleg bearbeitet und die Erstattung auf dem gewünschten Weg vorgenommen wird.
Solange der Beleg noch in Bearbeitung ist, wird dieser auf dem Register „Offen” angezeigt. Hat das Finanzteam den Beleg vollständig bearbeitet, findest Du diesen unter „Meine Belege” auf dem Register „Erledigt”. Ein Klick auf den jeweiligen Eintrag ruft die Detailansicht wieder auf.

Jede Organisation benötigt einen hauptverantwortlichen Organisations-Administrator (Orga-Admin). Dieser sollte vor Registrierung benannt werden. Die Registrierung der Organisation erfolgt möglichst über eine offizielle E-Mail-Adresse der Organisation.

Du bist der „Orga-Admin” für Deine Organisation?
Die Organisations-Verwaltung in OPTIGEM CX wird von Dir einrichtet. Dazu nimmst Du bitte folgende Schritte vor:

1. Logge Dich in OPTIGEM CX mit Deinem persönlichen Account ein
(Du brauchst also einen eigenen Account, den Du zunächst erstellt haben musst, s. unter „Benutzer anlegen“).

2. Wenn Du Dich angemeldet hast, wähle dort „Organisation hinzufügen”.

Hier erscheint ein Menü mit drei Fragen:

3. Klicke dann auf die zweite Frage „Du willst eine neue Organisation hinzufügen”.
Gib die OTPIGEM-Kundennummer Deiner Organisation und den dazugehörigen Download-PIN ein.

Wo finde ich den Download-PIN?
Der Download-PIN wird in den meisten Fällen bereits in Zusammenhang mit Online-Updates für OPTIGEM Win-Finanz verwendet. Beide Angaben, die Kunden-Nummer und der Download-PIN, befindet sich a) im OPTIGEM Service-Tool unter „Installation/Update” und „Online-Update-Account konfigurieren” (s. Grafik, zum Vergrößern auf das Bild klicken).

b) Über mein.optigem.com rechts in Mein OPTIGEM unter „Online-Update und OPTIGEM CX“

Wenn schon eine PIN vorhanden ist, wird sie hier angezeigt:

Wurde eine PIN noch nicht angelegt bzw. wird sie hier nicht angezeigt, bitte den Link und den Anweisungen folgen.

Nach der Eingabe der Kunden-Nr. und Download-PIN klicke auf Weiter.

4. Wähle hier einen Plan für die Nutzung von OPTIGEM CX als Organisation und klicke anschließend auf „Bestellen“.
Tipp: Zum Kennenlernen teste die kostenlose Version OPTIGEM CX FREE (eingeschränkte Funktionen).

5. Es wird Dir als nächstes ein Einladungscode zur Einladung weiterer Benutzer angezeigt.
Sende diesen Code an die MitarbeiterInnen Deiner Organisation per E-Mail weiter, die Belege einreichen oder das Finanz-Dashboard einsehen sollen.

Diesen Einladungs-Code findest Du auch jederzeit über Deinen Accout-Button oben rechts unter „Orgas und Mandanten“ / „Organisation/Einstellungen“:

Den Einladungscode an Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen findest Du jederzeit wieder in Einstellungen oben recht im „3 Punkte Menü” neben dem Organisationsnamen.

• Rufe „Benutzer“ über das „3 Punkte Menü”
• Hat eine Person durch Eingabe des Codes einen Nutzungsantrag gestellt, wird er unter „Anhängige Benutzer“

• Über das “3 Punkte Menü” innerhalb des antragstellenden Benutzers wählst Du „Akzeptieren” oder „Ablehnen”.

• Wähle dann „Zugriff gewähren“, um den Benutzer Berechtigungen für einen bestimmten Mandant zu erteilen.

Logge Dich in OPTIGEM CX ein.
Klicke links im Menü auf „Belegbearbeitung“ und dann „Belegübersicht“.
Hier werden alle zu bearbeitenden Belege, die von Benutzern hochgeladen wurden, angezeigt. Nichtbearbeitet Beleg werden mit der Anzahl in einem roten Punkt vorangekündigt.

Hinweis:Dieser Menüpunkt steht nur Usern mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung.

Klicke auf einen Belegeintrag
Es erscheint dieses neue Fenster. Klicke hier auf „Bearbeiten“:

Neben der Verwendung der Ausgaben (Sachkonto und Projekt) können folgende Angaben bearbeitet werden:

• Belegstatus – dokumentiere den Fortschritt Deiner Bearbeitung.
  – Mit „Bezahlt und gebucht” gilt der Beleg als erledigt und ist anschließend nur noch im Archiv zu finden.
• Belegkategorien – vergebe hier Schlagwörter für die Archivierung der Belege, z.B. Kasse, Bank ABC, Rechnung, usw.
• Notizen – für die Buchhaltung. Diese können nur von Dir oder anderen Kassierern eingesehen werden.
• Auswahl „Beim Speichern mir zugeordnet lassen – Verhindert die Bearbeitung durch andere.“ – Dies ist sinnvoll, wenn noch Angaben offen sind oder mehrere Bearbeitende in der Belegbearbeitung aktiv sind, die Bearbeitung aber exklusiv weitergeführt werden soll.

Der Status der Belege ändert sich je nach Bearbeitungsschritt in der Beleg-Übersicht:

Nimm die Erstattung einfach auf dem für Deine Verwaltung gewohntem Weg vor – ob über Online- Banking, per PayPal oder als SEPA Überweisung aus OPTIGEM Win-Finanz heraus.

Die Filterleiste in der Belegübersicht hilft Dir, die noch zu zahlende oder zu erstattende Belege schneller zu finden.

Nachdem Du eine Zahlung vorgenommen hast, muss der Status des Belegs unter Bearbeitung aktualisiert werden.

Das OPTIGEM CX Finanz Dashboard enthält – je nach Lizenzumfang und Zugriffsrechten – Grafiken und Kennzahlen zu folgenden Bereichen:

• Die aktuelle Liquidität und deren Reichweite
• Die Spendenentwicklung
• Aktuelle Ergebnisse der Einnahmen und Ausgaben
• Auslastung des Budgets der Gemeindehaushalt
• Budget-, Einnahmen- und Ausgabenübersicht einzelner Projekte

Zwei Stellen sind entscheidend für das Finanz-Dashboard:

• Im Rahmen der OPTIGEM CX Lizenzierung bestimmt der Orga-Admin den Umfang der auf dem Finanz-Dashboard dargestellten Auswertungen.
• Und in OPTIGEM Win-Finanz konfigurierst Du die wichtigsten inhaltlichen Vorgaben, z.B. die Kennzeichnung von Konten, die bei der Berechnung der Liquidität oder des Cashflows angerechnet werden sollen. Die Beschreibung zum Hochladen findest Du hier in den „Fragen und Antworten“ im Reiter “OPTIGEM CX einrichten”.

Ab Win-Finanz Version 6.7.x ist einen neuen Eintrag “Cloud Extensions” in dem Menü “Buch.” zu finden:

Hier gibt es drei Menüpunkte:

• Buchungsupload – Konteneinstellungen und Upload der Buchungen für das Finanz-Dashboard
• Belegeinreichung – Konfiguration von Zahlungsarten und Sachkonten sowie Projekte für das Belegmanagement
• Belegübersicht – direkten Aufruf der Belegbearbeitung in einem neuen Browserfenster

Die Einstellungen beziehen sich direkt auf den Mandanten, aus dem der Menüaufruf in OPTIGEM Win-Finanz erfolgte. [Sollte die CX-Konfigurationstool.exe direkt aufgerufen werden, ist der entsprechende Mandant in der Auswahl anzuklicken.]

Rufe in OPTIGEM Win-Finanz im Menü Buch./Cloud Extensions den Menüpunkt Buchungsupload auf.
Klicke auf „ändern“, um die gewünschten Konten für folgende Bereiche des Dashboards festzulegen:

• Barmittel-Konten: kennzeichne die Konten, deren Salden zur Berechnung der aktuell verfügbaren Liquidität, z.B. Bank, Kasse, kurzfristige Verbindlichkeiten, usw., herangezogen werden sollen.
• Cashflow-Konten: kennzeichne hier die Konten, deren Umsatz zur Berechnung des Cashflows (erweiterte Einnahme-Ausgaben-Rechnung, z.B. Anlage- oder Darlehnskonten), herangezogen werden sollen.

Hinweis: die Cashflow-Rechnung finden Sie im Dashboard über den Button „Details“ bei „Aktuelles Ergebnis“.

Durch Klick auf dem Button “Hochladen” lassen Sie Ihre Buchungen in dem Dashboard direkt aktualisieren.

• “Aktualisieren ab”
  Wähle hier aus, ab welchem Buchungsjahr die Daten hochgeladen werden sollen. Zwecks Vergleiche kann es sinnvoll sein, einmalig z.B. die letzten 3-5 Buchungsjahre hoch zu laden und fortan nur noch die Buchungen aus dem aktuellen Jahr aktualisieren zu lassen.
• “Dashboard-Daten beim Hochladen vollständig ersetzen”
  Möchtest Du die Buchungsdaten in OPTIGEM CX komplett neu schreiben lassen, aktiviere diese Option über den “3-Punkte-Button“. Die bisherige Buchungsdaten in OPTIGEM CX werden komplett gelöscht und ab dem eingestellten Buchungsjahr neu geschrieben.
• “Nur festgeschriebene Buchungen hochladen”
  Wähle diese Option, wenn Du lediglich festgeschriebene (unveränderliche) Buchungen als Basis der Dashboard-Inhalte zu Grunde legen möchtest. Noch nicht festgeschriebene Buchungen werden beim Upload somit ignoriert.

Rufe im Menü Buch./Cloud Extensions den Menüpunkt Belegeinreichung auf. Es erscheint folgendes Fenster:

• Zahlungsmittel der Organisation
  Definiere hier die eigenen Zahlungsmittel der Gemeinde, die Gemeindemitarbeitende eventuell nutzen, um Kosten und Ausgaben direkt zu begleichen. Dies könnte zum Beispiel das Gemeindekonto im Falle eine Einzugsermächtigung oder eine Kreditkarte der Gemeinde sein. Wenn Mitarbeitende über OPTIGEM CX einen Kostenbeleg einreichen, der entsprechend zu Lasten der Gemeinde (“von meiner Organisation bezahlt”) beglichen wurde, stehen diese Angaben zur Auswahl.
• Zahlungswege für Erstattung
  Definiere hier Zahlungswege, die Mitarbeitende zur Erstattung von Kosten, die sie privat ausgelegt/“vorgestreckt“ haben (“Privat bezahlt”), auswählen sollen. Unter “Eingabe” bestimmen Sie, ob die Mitarbeitenden als Zahlungsempfänger eine IBAN oder E-Mailadresse eingeben müssen.
• Zahlungswege für Rückzahlung
  Gib hier Zahlungswege an, über die Mitarbeitende Geld an die Gemeinde zurückzahlen können, z.B. im Falle eines Vorschusses, der nicht vollständig verbraucht wurde.

Eine Lizenz für eine Organisation wird vom Organisations-Administrator direkt in OPTIGEM CX bestellt (s. „Organisation verwalten“). Die Kosten für die Lizenz sind abhängig von der Lizenzart (Basis oder Premium), den optional zusätzlich freigeschalteten Dashboard-Nutzer und dem Umfang des zusätzlich benötigten Cloud-Speicherplatzes. Die aktuellen Preise der OPTIGEM CX-Pläne, aus denen sich die Lizenzen errechnen lassen, sind auf OPTIGEM CX Preise veröffentlicht.“

Die Lizenzierung erfolgt im Abo-Verfahren über die Onlineregistrierung der Organisation in OPTIGEM CX. Sie ist zeitlich nicht befristet.

Beide Anwendungen arbeiten bisher unabhängig voneinander. Die Belege befinden sich in OPTIGEM CX, die Buchhaltung erfolgt in OPTIGEM Win-Finanz.
Lediglich die Buchungsdaten werden zwecks Darstellung im Finanz-Dashboard aus OPTIGEM Win-Finanz direkt in OPTIGEM CX hochgeladen.

Die Buchungsdaten, die natürlich dem Finanz-Dashboard zu Grunde liegen, können jederzeit aus OPTIGEM Win-Finanz „per Knopfdruck“ hochgeladen und aktualisiert werden. Es kann dabei gewählt werden, wie viele Buchungsjahren hochgeladen und regelmäßig aktualisiert werden sollen.
Ebenso mit hochgeladen werden die Angaben des Kassenteams zu den Verwendungszwecken, Kostenstellen und Zahlungsarten, die im Rahmen der Belegeinreichung ausgewählt werden können.