FAQ – Fragen und Antworten
Detaillierte Anleitungen
SPENDENBUCHHALTUNG
Ja. Sie können problemlos sowohl Einzel- als auch Sammelbestätigungen mit OPTIGEM WIN-FINANZ erstellen. Das gilt ebenso für eventuelle Dankbriefe. Einen ausführlichen FAQ finden Sie hier.
Ja. Wir stellen Ihnen Dokumentvorlagen entsprechend den derzeit gültigen amtlichen Mustern hier zur Verfügung. Bei aktuellen Änderungen der amtlichen Vorgaben passen wir diese Vorlagen oder – bei Bedarf auch das Programm – an und informieren alle Anwender entsprechend.
Da hierbei kein Geld fließt, können Sie eine solche Buchung nicht über die Zahlungserfassung für ein Bank- oder Kassenkonto ausführen.
Gehen Sie alternativ dazu über das Menü Buch./Umbuchungen:
Hier wird im Bereich Sollkonto ein zum Zweck passendes Aufwandskonto (so, als hätten Sie den Gegenstand der Spende selbst angeschafft) und im Bereich Habenkonto ein Spendenertragskonto bebucht. Dieses Spendenertragskonto muss in den Sachkontostammdaten als Zuwendungsart entweder Sachzuwendung oder Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen (nicht: Geldzuwendung) eingetragen haben. Ggf. muss ein solches Sachkonto vorher neu angelegt werden. Dieses Spendenkonto muss dauerhaft auf diese Zuwendungsart eingestellt bleiben.
Neben dem Habenkonto geben Sie im Feld Unter die Personennummer des Spenders an.
Vervollständigen Sie die Buchungszeile um den Betrag, Buchungstext und evtl. weitere Angaben. Mit der Schaltfläche Freigeben wird die Spende verbucht.
Verzichtsspenden werden auf einer Sammelbestätigung als solche aufgeführt, Sachspenden können (in Deutschland) aber nicht im Rahmen einer Sammelbestätigung ausgewiesen werden.
Verwenden Sie daher die Funktion der Einzelbestätigung und eine dazu angepasste Vorlage für Sachzuwendungen (hier zum Download).
Starten Sie (nach erfolgter Korrektur oder Umbuchung der Spende/n) den Programmteil Menü Spenden/Sammelbestätigungen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Personenbereich den Eintrag Einzelne Personen und tragen anschließend die Personen-Nr. des Spenders ein.
Markieren Sie auf der Registerkarte Spendenbest. die rote Option Sammelspendenbestätigt-Kennzeichen der Buchungen ignorieren und fahren Sie (wie gewohnt) mit der Erstellung fort.
BUCHHALTUNG · BANKWESEN · STEUERN
Ja. In den Mitglieds- und Freundesdaten können Sie beliebig viele SEPA-Mandate und Lastschriften hinterlegen, z.B. für Vereins-, Elternbeiträge oder Spendenzusagen. Win-Finanz erinnert Sie an die Fälligkeiten und stellt Ihnen die entsprechenden SEPA-Dateien zur Verfügung. Die Buchung der entsprechenden Beiträge und Spenden erzeugt das Programm vollautomatisch. Sie sparen dadurch Arbeit und müssen die Datei nur noch per Online-Banking oder Bankprogramm zur Bank übertragen lassen.
Da sich der Standard einer SEPA-Version regelmäßig weiterentwickelt, passen wir dies natürlich immer auch in Win-Finanz an und stellen Ihnen dies rechtzeitig mit einem Programm-Update zur Verfügung.
Ja. OPTIGEM WIN-FINANZ bietet Ihnen die Möglichkeit, die Umsätze Ihrer Bankkonten aus camt- bzw. MT940-Dateien (z.B. aus Online-Banking oder Bankprogramm exportiert) und PayPal-Umsätze in die Buchhaltung zu importieren. Dabei sucht das Programm automatisch nach bekannten Absenderdaten oder stets wiederkehrenden Gutschriften und vervollständigt diese Buchungen aus den Erfahrungswerten automatisch. Voraussetzung hierfür ist das Zusatzmodul Kontoauszugsimport.
Nein. Sie können den Kontenrahmen in Win-Finanz völlig frei bestimmen oder einen Standardkontenrahmen (z.B. SKR03, SKR04, Vereinskontenrahmen usw.) auswählen und komplett importieren. Diverse Gemeindebünde stellen ihren Mitgliedsgemeinden fertige Standardkontenpläne als Importdatei zur Verfügung.
Ja. OPTIGEM WIN-FINANZ unterstützt Sie vollständig, sowohl bei der automatischen Berechnung und Buchung von Umsatzsteuer, als auch bei der Abgabe der Voranmeldungen mittels ELSTER-Verfahren.
Mehr Infos hier.
Ja. OPTIGEM WIN-FINANZ haben wir von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Erfolg prüfen und zertifizieren lassen. Eine Kurzfassung des Zertifikats finden Sie hier. Ebenfalls verfügt das Programm über eine GDPdU-Schnittstelle zum Exportieren alle steuerlich relevanten Datenbestände, falls das Finanzamt eine Betriebsprüfung vornehmen will. Selbstverständlich passen wir unsere Software regelmäßig den aktuellen Bestimmungen an, sodass Sie durch unsere Updates immer auf dem aktuellen Stand bleiben.
OPTIGEM bietet fünf verschiedene, vorgefertigte Kontenrahmen an, die für die Arbeit mit der Software genutzt werden können.
Der sog. Musterkontenrahmen ist vom Bund Freikirchlicher Pfingstgemeinden (BFP) für Gemeinden und christliche Werke konzipiert worden und orientiert sich am SKR03.
Desweiteren stellen wir den gesamten Industrie-Kontenrahmen ‚SK03‘ sowie eine passende betriebswirtschaftliche Auswertung dazu zur Verfügung, und die Kontenrahmen ‚SKR04‘, ‚SKR45‘, ‚SKR42‚ und ‚SKR49‘. Alle diese Kontenrahmen können ebenfalls ins Programm importiert werden und befinden sich im Ordner ‚Muster-Kontenrahmen‘ auf einer Programm-CD bzw. in einer heruntergeladenen Vollversion.
ADRESSVERWALTUNG · CRM · DATENSCHUTZ
Ja. Sowohl beim Einstieg als auch im „laufenden Betrieb“ können Sie Ihre Mitglieds- oder Freundesdaten aus verschiedenen Dateiformaten (z.B. csv, xls usw.) direkt in OPTIGEM WIN-FINANZ importieren. Bei etwas komplexeren Datenbankstrukturen bieten wir Ihnen gern eine Konvertierung Ihrer Daten ggf. inkl. Spendenbuchungen der vergangenen Jahre an. Diese Leistung berechnen wir nach tatsächlichem Aufwand.
Ja. Den Datenschutz auch in unseren Anwendungen zu berücksichtigen, ist uns immer ein Anliegen gewesen. In Folge der EU-Datenschutzgrundverordnung haben wir in Abstimmung mit unseren Anwendern ein umfangreiches Konzept realisiert und umgesetzt. Mehr verrät Ihnen auch folgendes Dokument.
MANDANTEN
Ja. Sie können bei Bedarf mehrere Mandanten als separate Buchungskreise einrichten, z.B. für eine Tochtergemeinde, einen Zweitverein oder eine separate Stiftung, sofern diese Organisationen zueinander gehören, um deren Buchhaltung eigenständig zu führen. Dabei bestimmen Sie, ob die Personendaten jeweils exklusiv oder gemeinsam genutzt und gepflegt werden, um somit ggf. unnötige Doppelerfassungen in verschiedenen Mandanten zu vermeiden. Beachten Sie bitte jedoch, dass Sie für nicht verbundene, rechtlich selbständige Organisationen eine eigene Programmlizenz benötigen.
REGELMÄSSIGE VORGÄNGE IN OPTIGEM WIN-FINANZ
Das Folgebuchungsjahr (z.B. 2025) wird nicht in Win-Finanz sondern im Programm OPTIGEM Service-Tool angelegt:
Starten Sie dazu als Benutzer/in admin unter Windows-Start > (Alle) Programme oder Alle Apps > im Bereich OPTIGEM-Software das Programm OPTIGEM Service-Tool.
Im gestarteten Programm öffnen Sie den Bereich Mandanten und wählen unter der Auswahl Aktueller Mandant den richtigen Mandanten aus, wenn dieser nicht bereits angezeigt ist.
Weiter unten rechts betätigen Sie die Schaltfläche Nächstes Buchungsjahr anlegen und bestätigen den Hinweis.
Nach Erscheinen einer Erfolgsmeldung können Sie das Programm Service-Tool beenden, in Win-Finanz wird das neu angelegte Buchungsjahr beim Start zur Auswahl angeboten bzw. automatisch geladen.
Hinweis: Die Saldenvorträge zum 01.01. sind mit dieser Neuanlage NICHT automatisch gebucht.
Um diese zu erfassen, wählen Sie im Menü Buch. (in Programmversionen bis Win-Finanz 5.3.6 im Menü Mandant) die Funktion Kontosalden übertragen.
Nein. Im Programm OPTIGEM Service-Tool im Bereich Mandanten kann das nächste Buchungsjahr jederzeit angelegt werden. Das ist auch schon im Vorjahr möglich, wenn Sie schon recht weit mit Ihrer Buchhaltung sind – unabhängig von Jahresabschlüssen oder dem Erstellen von Sammelbestätigungen. Dies war auch schon in der Vergangenheit möglich.
Bei der Neuanlage eines Buchungsjahres werden z.B. alle Stammdaten und Einstellungen der Sachkonten, Projekte u.w. in das neue Jahr kopiert.
Wichtiger Hinweis:
Es werden damit keine Anfangsbestands-Buchungen erstellt. Um diese auszuführen bzw. zu übernehmen, muss im Programm OPTIGEM WIN-FINANZ im Menü „Buch./Kontosalden übertragen“ die Übertragung manuell angestoßen werden.
Eine „automatische Buchung“ gab es hier bisher noch nicht und ist auch für die Zukunft nicht vorgesehen.
Nur mit einer Datensicherung können Ihre Personen, Projekte, Buchungen und mehr bei einem Software- oder Hardwareschaden oder einem Verlust erfolgreich wiederhergestellt werden.
Diese kann mit Hilfe externer Datenträger wie Festplatten oder USB-Sticks oder Wechselmedien wie CD erstellt werden.
Verwenden Sie wechselnde Sicherungsmedien, um immer mehrere Sicherungen aufbewahren zu können.
Bitte denken Sie auch daran, regelmäßig mehrere dieser Sicherungen an verschiedenen, sicheren Orten zu verwahren, damit Ihre Daten auch bei Verlust oder Zerstörung eines Sicherungsmediums wiederherstellbar sind.
Beachten Sie dazu auch z.B. die 3-2-1-Regel für Backups, über deren Bedeutung Sie sich in Internetsuchmaschinen informieren können.
Um die OPTIGEM-Daten ohne ein Sicherungsprogramm zu sichern, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie im gestarteten Programm Adress-Manager oder Win-Finanz im Menü ?/ Statistik- und Kontrolldaten die Registerkarte Interne Kontrolldaten.
- Prüfen Sie unter Datenbasis-Art, welche hier aufgeführt ist:
Wenn Standard-Datenbank, so machen Sie hier unter 3. bis 6. weiter.
Nur wenn MS SQL-Server, so beachten Sie darüber hinaus auch 7.
- Prüfen Sie weiter oben unter Datenverzeichnis, welches dort angegeben ist, so z.B. C:\Optigem\Daten.
- Beenden Sie alle OPTIGEM-Programme (auf allen Plätzen).
- Öffnen Sie den Windows-Explorer und gehen bis zum Ordner vor, der unter 3. angegeben war, öffnen Sie diesen aber nicht.
Im Beispiel unter 3. gehen Sie in den Ordner C:\Optigem und sehen darin den Ordner Daten.
- Kopieren Sie diesen Ordner (in unserem Beispiel Daten) auf einen angeschlossenen passenden Datenträger wie USB-Stick oder externe Festplatte. Wenn der Datenübertrag im Explorer beendet ist, so ist die Datensicherung damit erfolgreich ausgeführt.
Sollten Sie den Ordner Daten auf eine CD oder DVD kopiert haben, müssen Sie danach diesen angefangenen Vorgang noch zu Ende bringen:
beachten Sie unbedingt die Anweisungen, die Ihnen Windows oder ein Disc-Brennprogramm dann liefert.
- Nur für Datenbasis SQL-Server: Bitte lesen Sie zusätzlich im OPTIGEM-Systemhandbuch (Datei Systemhandbuch.pdf, hier zum Donwload verfügbar) im Kapitel 2.1 Datensicherung nach, wie Sie die OPTIGEM-Umgebung korrekt sichern.
Wenn wie unter 2. beschrieben die Datenbasis SQL-Server verwendet wird, so müssen Sie zusätzlich auch noch die SQL-Datenbank sichern.
EINRICHTUNG VON OPTIGEM WIN-FINANZ
OPTIGEM fragt bei jedem Programmstart nach einem gültigen Benutzernamen und dem dazugehörigen Kennwort und lässt niemanden auf Ihre Daten zugreifen, der nicht beides eingeben kann.
Dabei können Sie jedem Benutzer, der bei Ihnen mit OPTIGEM arbeitet, einen separaten Benutzernamen zuteilen.
OPTIGEM setzt Windows 7, 8.x (beide nicht mehr empfohlen), 10, 11 oder Windows Server ab 2008 R2 (empfohlen: ab 2016) als Betriebssystem voraus.
In einem Netzwerk können die OPTIGEM-Daten auch auf einem Linux-Server gehalten werden, sofern aber die Client-PCs mit einem Windows-Betriebssystem ausgestattet sind.
OPTIGEM setzt Windows 7, 8.x (beide nicht mehr empfohlen), 10, 11 oder Windows Server ab 2008 R2 (empfohlen: ab 2016) als Betriebssystem voraus.
Sie können OPTIGEM WIN-FINANZ aber auf Ihren MAC ausführen, wenn Sie über z.B. die Anwendung „Parallels Desktop for MAC“ ein Windows-Betriebssystem emulieren.
Zur Installation oder für ein Update ist keine direkte Internetverbindung notwendig:
Sie können eine Installationsversion oder ein Update auf einem anderen PC herunterladen und diesen Ordner über einen Datenträger wie USB-Stick, externe Festplatte etc. auf Ihren Zielrechner übertragen.
Dazu sind ca. 1,5 GB Speicherplatz nötig.
Sie finden hier alle Informationen zu unseren Programmupdates.
Weitere Fragen und Antworten zu OPTIGEM WIN-FINANZ finden Sie auf der Produktseite:
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