OPTIGEM

SOFTWARELÖSUNGEN FÜR GEMEINDEN
UND GEMEINNÜTZIGE WERKE

FAQ – Fragen und Antworten

SPENDENBUCHHALTUNG

Anleitungen

Ja. Sie können problemlos sowohl Einzel- als auch Sammelbestätigungen mit OPTIGEM WIN-FINANZ erstellen. Das gilt ebenso für eventuelle Dankbriefe. Einen ausführlichen FAQ finden Sie hier.

Ja. Wir stellen Ihnen Dokumentvorlagen entsprechend den derzeit gültigen amtlichen Mustern hier zur Verfügung. Bei aktuellen Änderungen der amtlichen Vorgaben passen wir diese Vorlagen oder – bei Bedarf auch das Programm – an und informieren alle Anwender entsprechend.

Da hierbei kein Geld fließt, können Sie eine solche Buchung nicht über die Zahlungserfassung für ein Bank- oder Kassenkonto ausführen.

 

Gehen Sie alternativ dazu über das Menü Buch./Umbuchungen:

hier wird im Bereich Sollkonto ein zum Zweck passendes Aufwandskonto (so als hätten Sie den Gegenstand der Spende selbst angeschafft) und im Bereich Habenkonto ein Spendenertragskonto bebucht.

 

Dieses Spendenertragskonto muss in den Sachkontostammdaten als Zuwendungsart entweder Sachzuwendung oder Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen (nicht: Geldzuwendung) eingetragen haben.

 

Ggf. muss ein solches Sachkonto vorher neu angelegt werden. Dieses Spendenkonto muss dauerhaft auf diese Zuwendungsart eingestellt bleiben.

Neben dem Habenkonto geben Sie im Feld Unter die Personennummer des Spenders an.

 

Vervollständigen Sie die Buchungszeile um den Betrag, Buchungstext und evtl. weitere Angaben, mit der Schaltfläche Freigeben wird die Spende verbucht.

BUCHHALTUNG · BANKWESEN · STEUERN

Ja. In den Mitglieds- und Freundesdaten können Sie beliebig viele SEPA-Mandate und Lastschriften hinterlegen, z.B. für Vereins-, Elternbeiträge oder Spendenzusagen. Win-Finanz erinnert Sie an die Fälligkeiten und stellt Ihnen die entsprechenden SEPA-Dateien zur Verfügung. Die Buchung der entsprechenden Beiträge und Spenden erzeugt das Programm vollautomatisch. Sie sparen dadurch Arbeit und müssen die Datei nur noch per Online-Banking oder Bankprogramm zur Bank übertragen lassen.

Ja. OPTIGEM WIN-FINANZ bietet Ihnen die Möglichkeit, die Umsätze Ihrer Bankkonten aus camt- bzw. MT940-Dateien (z.B. aus Online-Banking oder Bankprogramm exportiert) und PayPal-Umsätze in die Buchhaltung zu importieren. Dabei sucht das Programm automatisch nach bekannten Absenderdaten oder stets wiederkehrenden Gutschriften und vervollständigt diese Buchungen aus den Erfahrungswerten automatisch. Voraussetzung hierfür ist das Zusatzmodul Kontoauszugsimport.

Nein. Sie können den Kontenrahmen in Win-Finanz völlig frei bestimmen oder einen Standardkontenrahmen (z.B. SKR03, SKR04, Vereinskontenrahmen usw.) auswählen und komplett importieren. Diverse Gemeindebünde stellen ihren Mitgliedsgemeinden fertige Standardkontenpläne als Importdatei zur Verfügung.

Ja. OPTIGEM WIN-FINANZ unterstützt Sie vollständig, sowohl bei der automatischen Berechnung und Buchung von Umsatzsteuer, als auch bei der Abgabe der Voranmeldungen mittels ELSTER-Verfahren.

Mehr Infos hier.

Ja. OPTIGEM WIN-FINANZ haben wir von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Erfolg prüfen und zertifizieren lassen. Eine Kurzfassung des Zertifikats finden Sie hier. Ebenfalls verfügt das Programm über eine GDPdU-Schnittstelle zum Exportieren alle steuerlich relevanten Datenbestände, falls das Finanzamt eine Betriebsprüfung vornehmen will. Selbstverständlich passen wir unsere Software regelmäßig den aktuellen Bestimmungen an, sodass Sie durch unsere Updates immer auf dem aktuellen Stand bleiben.

OPTIGEM bietet fünf verschiedene, vorgefertigte Kontenrahmen an, die für die Arbeit mit der Software genutzt werden können.

Der sog. Musterkontenrahmen ist vom Bund Freikirchlicher Pfingstgemeinden (BFP) für Gemeinden und christliche Werke konzipiert worden und orientiert sich am SKR03.

Desweiteren stellen wir den gesamten Industrie-Kontenrahmen ‚SK03‘ sowie eine passende betriebswirtschaftliche Auswertung dazu zur Verfügung, und die Kontenrahmen ‚SKR04‘, ‚SKR45‘, SKR42 und ‚SKR49‘. Alle diese Kontenrahmen können ebenfalls ins Programm importiert werden und befinden sich im Ordner ‚Muster-Kontenrahmen‘ auf einer Programm-CD bzw. in einer heruntergeladenen Vollversion.

ADRESSVERWALTUNG · CRM · DATENSCHUTZ

Ja. Sowohl beim Einstieg als auch im „laufenden Betrieb“ können Sie Ihre Mitglieds- oder Freundesdaten aus verschiedenen Dateiformaten (z.B. csv, xls usw.) direkt in OPTIGEM WIN-FINANZ importieren. Bei etwas komplexeren Datenbankstrukturen bieten wir Ihnen gern eine Konvertierung Ihrer Daten ggf. inkl. Spendenbuchungen der vergangenen Jahre an. Diese Leistung berechnen wir nach tatsächlichem Aufwand.

Ja. Den Datenschutz auch in unseren Anwendungen zu berücksichtigen, ist uns immer ein Anliegen gewesen. In Folge der EU-Datenschutzgrundverordnung haben wir in Abstimmung mit unseren Anwendern ein umfangreiches Konzept realisiert und umgesetzt. Mehr verrät Ihnen auch folgendes Dokument.

KREDITOREN / OFFENE POSTEN

Wenn Sie von einem Lieferanten eine Gutschrift erhalten: Sie behandeln diese genau wie eine Eingangsrechnung und erfassen sie wie gewohnt unter Kreditoren offene Posten. Die Angabe des Betrages ist dabei mit Negativvorzeichen anzugeben, z.B. 100,00“.

Zur Verrechnung eine solchen Gutschrift mit eventuell noch offenen Rechnungen eines Kreditors genügt es, beide Posten gleichzeitig zur Zahlung in einer SEPA-Sammelüberweisung freizugeben. Wenn sowohl die Gutschrift als auch die offene Rechnung in der gleichen SEPA-Sammelüberweisung enthalten sind, erfolgt die Verrechnung automatisch.

Das ist jedoch nur sinnvoll, wenn der Gutschriftsbetrag geringer ist als der offene Rechnungsbetrag. Es verbleibt also eine Restüberweisung. Hierbei darf die Zusammenfassung mehrere SEPA-Zahlungen an einen Kreditor in den Stammdaten nicht ausgeschlossen sein.

Sollte es umgekehrt sein – der Gutschrift ist höher als der offene Rechnungsbetrag – sollten Sie über ein Verrechnungskonto in der Zahlungserfassung beide KOPs (über die KOP Schaltfläche) auswählen und ausbuchen lassen. Dabei passen Sie den höheren Betrag der Gutschrift an den offenen Betrag der aktuellen Rechnung an. Es verbleibt ein Restguthaben als offener Betrag bei der Gutschrift.

MANDANTEN

Ja. Sie können bei Bedarf mehrere Mandanten als separate Buchungskreise einrichten, z.B. für eine Tochtergemeinde, einen Zweitverein oder eine separate Stiftung, sofern diese Organisationen zueinander gehören, um deren Buchhaltung eigenständig zu führen. Dabei bestimmen Sie, ob die Personendaten jeweils exklusiv oder gemeinsam genutzt und gepflegt werden, um somit ggf. unnötige Doppelerfassungen in verschiedenen Mandanten zu vermeiden. Beachten Sie bitte jedoch, dass Sie für nicht verbundene, rechtlich selbständige Organisationen eine eigene Programmlizenz benötigen.

REGELMÄSSIGE VORGÄNGE IN OPTIGEM WIN-FINANZ

Das Folgebuchungsjahr (z.B. 2024) wird nicht in Win-Finanz sondern im Programm OPTIGEM Service-Tool angelegt:

 

Starten Sie dazu als Benutzer/in admin unter Windows-Start > (Alle) Programme oder Alle Apps > im Bereich OPTIGEM-Software das Programm OPTIGEM Service-Tool.

 

Im gestarteten Programm öffnen Sie den Bereich Mandanten und wählen unter der Auswahl Aktueller Mandant den richtigen Mandanten aus, wenn dieser nicht bereits angezeigt ist.

 

Weiter unten rechts betätigen Sie die Schaltfläche Nächstes Buchungsjahr anlegen und bestätigen den Hinweis.

 

Nach Erscheinen einer Erfolgsmeldung können Sie das Programm Service-Tool beenden, in Win-Finanz wird das neu angelegte Buchungsjahr beim Start zur Auswahl angeboten bzw. automatisch geladen.

 

Hinweis: Die Saldenvorträge zum 01.01. sind mit dieser Neuanlage NICHT automatisch gebucht.

Um diese zu erfassen, wählen Sie im Menü Buch. (in Programmversionen bis Win-Finanz 5.3.6 im Menü Mandant) die Funktion Kontosalden übertragen.

Nein. Im Programm OPTIGEM Service-Tool im Bereich Mandanten kann das nächste Buchungsjahr jederzeit angelegt werden. Das ist auch schon im Vorjahr möglich, wenn Sie schon recht weit mit Ihrer Buchhaltung sind – unabhängig von Jahresabschlüssen oder dem Erstellen von Sammelbestätigungen. Dies war auch schon in der Vergangenheit möglich.

Bei der Neuanlage eines Buchungsjahres werden z.B. alle Stammdaten und Einstellungen der Sachkonten, Projekte u.w. in das neue Jahr kopiert.

 

Wichtiger Hinweis:
Es werden damit keine Anfangsbestands-Buchungen erstellt. Um diese auszuführen bzw. zu übernehmen, muss im Programm OPTIGEM WIN-FINANZ im Menü „Buch./Kontosalden übertragen“ die Übertragung manuell angestoßen werden.

Eine „automatische Buchung“ gab es hier bisher noch nicht und ist auch für die Zukunft nicht vorgesehen.

EINRICHTUNG VON OPTIGEM WIN-FINANZ

OPTIGEM fragt bei jedem Programmstart nach einem gültigen Benutzernamen und dem dazugehörigen Kennwort und lässt niemanden auf Ihre Daten zugreifen, der nicht beides eingeben kann.

Dabei können Sie jedem Benutzer, der bei Ihnen mit OPTIGEM arbeitet, einen separaten Benutzernamen zuteilen.

OPTIGEM setzt Windows 7 (nicht mehr empfohlen), 8.x, 10, 11 oder Windows Server ab 2008 R2 als Betriebssystem voraus.

In einem Netzwerk können die OPTIGEM-Daten auch auf einem Linux-Server gehalten werden, sofern aber die Client-PCs mit einem Windows-Betriebssystem ausgestattet sind

OPTIGEM WIN-FINANZ setzt ein installiertes Windows 7 (nicht mehr empfohlen), 8.x, 10, 11 oder Windows Server ab 2008 R2 als Betriebssystem voraus.

Sie können OPTIGEM WIN-FINANZ aber auf Ihren MAC ausführen, wenn Sie über z.B. die Anwendung „Parallels Desktop for MAC“ ein Windows-Betriebssystem emulieren.

Das Betriebssystem Windows 11 ist generell unterstützt.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann es zu Schwierigkeiten bei der Installation oder beim Betrieb kommen.

z.B. lassen einige Office-Pakete die gleichzeitige Installation von OPTIGEM mit der Datenbank-Grundlage Microsoft Access 2010 bzw. 2016 32-bit nicht zu.

Wir arbeiten an einer Programmversion in 64-bit-Variante die diese Probleme umgehen wird.

Bitte nehmen Sie für weitere Details Kontakt zu der OPTIGEM auf.

Zur Installation oder für ein Update ist keine direkte Internetverbindung notwendig:

Sie können eine Installationsversion oder ein Update auf einem anderen PC herunterladen und diesen Ordner über einen Datenträger wie USB-Stick, externe Festplatte etc. auf Ihren Zielrechner übertragen.

Dazu sind ca. 1,5 GB Speicherplatz nötig.

Bitte nehmen Sie z.B. per E-Mail an support@optigem.com Kontakt zu uns auf, wenn Sie Ihre Version updaten wollen.

Nennen Sie uns dabei unbedingt Ihre Kundennummer und die aktuell bei Ihnen eingesetzte Programmversion.

Weitere Fragen und Antworten zu OPTIGEM WIN-FINANZ finden Sie auf der Produktseite:

Sie haben noch mehr Fragen?

Ihre Fragen sind uns wichtig. Wir melden uns bei Ihnen.

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Zum Thema Datenschutz:*

Steckbrief

Pascal
Frigge

Programmierung (.NET)

Unser bislang letzter Neuzugang für die „.Net“-Programmierung. Mit jungem und frischem Schwung arbeitet er eifrig und ausdauernd an der Realisierung der neuen Anwendungen.

 

Er hat einen Bachelor – ist aber kein Bachelor! Seine Herz-Dame hat er bereits gefunden. Stets freundlich und entspannt bereichert er unser Team.

Steckbrief

Stehan Frigge

Programmierung(.NET)

Erfahrener und ausdauernder Programmierer. Stetig und leise wachsen verschiedene Bestandteile unsere Web-Anwendungen auf seinem Rechner.

 

Privat hat er einer Königin und deren Volk ein neues Zuhause eingerichtet. Zum Dank dafür kann er süßen Honig ernten. Ganz seiner Art entsprechend, hegt und pflegt er seine Bienen ausdauernd und geduldig.

Steckbrief

Daniel
Kadereit

Programmierung (ACCESS)

Programmierer unserer Access-Anwendung und Background-Support für technische „Härtefälle“. Er navigiert unsere Kunden erfolgreich durch den Dschungel der Serverkonfigurationen, Programmupdates und Datenumstellungen.

Ein Liebhaber des rundledrigen Breitensports, der vor allem seinem direkten Nachbarn – dem BVB – sämtliche Daumen drückt und zugleich mit blutendem Herzen um den Kern dieses wunderbaren Spiels bangt. Benötigt zudem irgendein Gemeinschaftsgut im Büro einer ausführlichen Pflege, kümmert sich Daniel hingebungsvoll darum.

Steckbrief

Kay
Leibert

Technischer Support

Wenn es bei Ihnen hakt, ist Kay unser Trouble-Shooter! Seine langjährige Erfahrung sowohl in der Netzadministration als auch in der Softwareentwicklung bringt er gerne ein, um kleineren wie auch größeren Schwierigkeiten schnell auf dem Grund zu gehen.

 

In seiner Gemeinde in der alten Heimat hat Kay auch als Kassenwart schon mit OPTIGEM gearbeitet. Nun hat er gewissermaßen die Fronten gewechselt und fühlt sich als gebürtiger Badener sogar im Ruhrpott pudelwohl. Er liest gerne und liebt Städtereisen im In- und Ausland.

Steckbrief

Stefan
Pfefferkorn

Anwenderbetreuung

Fallorientiert und kompetent bringt er sich täglich an der Hotline ein. Darüber hinaus schult Stefan unsere Anwender vor Ort oder sie hören ihn als Stimme bei unseren Webinaren.

 

Für ihn als waschechten Sachsen im nordrhein-westfälischen „Revier“ versteht es sich von selbst, dass er immer wieder Heimatluft auftanken muss. Danach kann es durchaus zur Sprachverwirrung kommen und seine bilinguale Fähigkeit muss sich wieder auf Ruhrpott-Deutsch umstellen.

Steckbrief

Frank Kroll

ANWENDERBETREUUNG

Freuen Sie sich auf sein „Willkommen“ an der Hotline!  Hoch konzentriert und qualifiziert löst er Anwenderprobleme.

Er fährt am liebsten richtig alte Roller, am besten im Originalzustand aus den 50-ern und aus Italien selbst importiert. PKW dürfen ebenfalls nicht jünger sein. Dafür geht es zum Ausgleich im Urlaub immer mal wieder auf eine richtig moderne Fahrradtour.

Steckbrief

Roswitha
Rücknagel

Anwenderbetreuung

Mit viel Herz berät und hilft Roswitha unseren Anwendern an der Hotline. Als gelernte Bilanzbuchhalterin ist sie an deren täglicher Arbeit ganz nah dran.

 

Gebürtig in Bayern zieht es sie immer wieder in ihre Heimat. Aber auch ferne Reiseziele interessieren sie sehr. Als Ausgleich zu ihrem Fulltime-Job bei OPTIGEM geht sie gern in die Natur und engagiert sich als Kleingruppenleiterin.

Steckbrief

Birgit
Glups

Anwenderbetreuung

Eine Frau der ersten Stunde, die ganz wesentlich die Anwenderbetreuung bei OPTIGEM über mehrere Jahre mitgeprägt und aufgebaut hat. Birgit ist in der Anwenderbetreuung mit Herz, Seele und Know-how aktiv.

 

Dass Birgit ihren Ehemann auch bei uns kennen und lieben gelernt hat, ist natürlich rein zufällig geschehen.

Sogar der Traupastor des Paares ist früher bei OPTIGEM tätig gewesen.

 

Und soll der alljährliche Betriebsausflug wieder organisiert werden, fragen wir als erstes Birgit. Exotische und abenteuerliche Ziele sind dann garantiert.

 

Steckbrief

Christiane
Rebbe-Walter

Sekretariat

Christiane arbeitet in Teilzeit in unserem Sekretariat. Egal, ob Fragen zur Softwarebestellung oder beim Bearbeiten von Anwendertagungen kommen, sie antwortet stets freundlich und gut gelaunt und hat alles hervorragend im Griff.

 

Privat leitet sie erfolgreich ein kleines Familienunternehmen und liebt es, in der Natur unterwegs zu sein.

Steckbrief

Mark
Cullingford

Geschäftsführung

Geschäftsführung, Kundenprojekte, und Schulungen: Der in Deutschland eingebürgerte, Baß spielende Brite kümmert sich um viele Firmenangelegenheiten, nur nicht um die Programmierung.

 

Leidenschaftlicher Golfer! Inmitten schöner Landschaften einen kleinen weißen Ball über gepflegten Rasen mit dafür völlig ungeeignetem Werkzeug in ein viel zu kleines Loch zu treiben – das bringt ihm die nötige Entspannung abseits der Arbeit.

Steckbrief

Mathias
Krallmann

Geschäftsführung

Der eigentliche Gründer und Urheber von OPTIGEM leitet heute weiterhin die Geschicke des Unternehmens. „Hands on“ ist ihm am liebsten, weshalb er sich mit vollem Eifer um die Programmierung kümmert, sowohl der Standard- als auch der Individuallösungen.

 

Als leidenschaftlicher Radfahrer fehlt es ihm nicht an Ausdauer. Keine Strecke ist ihm zu lang, keine Steigung zu steil – egal, ob im Sauerland oder in den Alpen.

Steckbrief

Torsten
Gresser

MArketing und
Kommunikation

Für die digitalen und analogen Medien ist Torsten zuständig. Er bringt seine Erfahrungen als ehemaliger OPTIGEM-Kunde mit ein, um die Funktionen noch verständlicher zu machen. Ob Webseiten, Beschreibungen oder redaktionelle Beiträge – bei ihm ist die Kommunikation und das Marketing in guten Händen.

 

Wenn er aus seinem Homeoffice „nach Hause kommt“, tüftelt er gern handwerklich in seiner Holzwerkstatt, entdeckt beim Wandern und Mountainbiken die Natur oder genießt ein gutes Steak mit anschließendem Lagerfeuer in geselliger Runde.