Tutorial – Fragen und Antworten zu OPTIGEM CX

Beide Anwendungen arbeiten bisher unabhängig voneinander. Die Belege befinden sich in OPTIGEM CX, die Buchhaltung erfolgt in OPTIGEM Win-Finanz.

Lediglich die Buchungsdaten werden zwecks Darstellung im Finanz-Dashboard aus OPTIGEM Win-Finanz direkt in OPTIGEM CX hochgeladen.

Die Buchungsdaten, die natürlich dem Finanz-Dashboard zu Grunde liegen, können jederzeit aus OPTIGEM Win-Finanz „per Knopfdruck“ hochgeladen und aktualisiert werden. Es kann dabei gewählt werden, wie viele Buchungsjahren hochgeladen und regelmäßig aktualisiert werden sollen. 

Ebenso mit hochgeladen werden die Angaben des Kassenteams zu den Verwendungszwecken, Kostenstellen und Zahlungsarten, die im Rahmen der Belegeinreichung ausgewählt werden können.

Die Daten der OPTIGEM CLOUD EXTENSIONS werden DSGVO-konform auf einem von OPTIGEM administriertem Cloud-Server, der in Deutschland gehostet ist, gespeichert und auf einem separaten Server parallel ständig gegengesichert.

Zunächst werden die Daten unbefristet gespeichert. Es ist vorgesehen, eine automatische Löschung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Organisations-Administratoren zu ermöglichen. 

Datensicherung

Als Teil des Desaster Recovery Plans (DR Plan) werden die Dateninhalte täglich in einem von der Hosting Plattform geographisch abweichenden Backup-Datenzentrum innerhalb Deutschlands gesichert. Die Backups selbst werden zusätzlich redundant an unterschiedlichen Orten gesichert, um eine möglichst hohe Datensicherheit zu erzielen. Die Belegdateien werden ebenfalls parallel an verschiedenen Orten gespeichert, sodass diese beim Ausfall eines Rechenzentrums dennoch zur Verfügung stehen. Die Backups dienen ausschließlich zur Erfüllung des DR Plans. Ein Backup zur Wiederherstellung von durch den Anwender versehentlich gelöschter Daten bzw. Dokumente wird nicht vorgehalten.

OPTIGEM CX digitalisiert das, was in vielen Bereichen der Buchhaltung bisher auf „analogem Weg“ passiert ist: Die Einreichung, Bearbeitung und Archivierung von Belegen jeglicher Art. So werden z.B. Quittung oder Rechnung zusammen mit den Informationen, wie mit diesem Beleg verfahren werden soll (z.B.  zu erstatten, noch zu überweisen usw.) in digitaler Form in der OPTIGEM CX-Cloud gespeichert. Dabei können hochgeladene Belege in der aktuellen Version lediglich vom Einreicher wieder gelöscht werden, und das auch nur solange diese noch nicht in OPTIGEM CX von einem weiteren Benutzer, z.B. der Buchhaltung, weiterbearbeitet wurden. Danach wird der Beleg dauerhaft in CX gespeichert. Einer revisionssicheren Archivierung steht von Programmseite aus also nichts entgegen.

Entscheidend für eine „revisionssichere Belegbearbeitung und -archivierung“ ist aber weniger die Erfüllung vorgegebener Standards einer Software, als viel mehr ein strukturierter und nachweisbarer Belegbearbeitungsprozess von der ersten Erfassung bis zur Belegarchivierung (s. „Weitere Hinweise“ unten). Hierzu gehört z.B. auch die Frage, wie, durch wen und mit welche Berechtigungen können Belege wieder gelöscht werden. (Hinweis: Ausführliche Löschmöglichkeiten mit entsprechend Berechtigungsvorgaben sind für spätere Versionen von OPTIGEM CX geplant).  Solche Fragen richten sich also eher an die Organisation als an die genutzte Software. 

Voraussetzung für eine revisionssichere Belegablage ist demnach, wie bisher auch bei der analogen Bearbeitung, dass die Organisation eine nachweisbare Belegbearbeitungsstruktur entwickelt hat und diese nun auch digital umsetzt. Dabei ist OPTIGEM CX so gesehen nur das Werkzeug, dass eine revisionssichere, digitale Belegablage ermöglicht. Auch eine GoBD-gemäße Handhabung kann so von der Organisation entwickelt werden. Eine offizielle Zertifizierung für OPTIGEM CX kann es dafür allerdings nicht geben (s. GoBD Abschnitt 12 „Zertifizierung und Software-Testate“).

Weitere Hinweise:

Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stehen hier als PDF zum Download zur Verfügung.

GoBD und Datenschutz

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) beantwortet zudem in einer Stellungnahme zur GoBD folgende Frage:

[Zitat] „Sind die GoBD datenschutzkonform?

In der GoBD werden nur Grundprinzipien der Aufbewahrung und Speicherung geregelt. Die Frage, welche Informationen wie lange aufbewahrt werden müssen und damit verbunden die Frage, ob eine entsprechende Aufbewahrungsdauer überhaupt erforderlich ist, ergeben sich nicht aus der GoBD selbst. Grundsätzlich erscheint es aus datenschutzrechtlicher Sicht erforderlich, die Aufzeichnungen so zu führen, dass die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften durch die Behörden überprüft werden kann. Wie im Einzelfall der Grundsatz der Datenminimierung gewährleistet werden kann, ist nur im jeweiligen konkreten Einzelfall in Bezug auf die zugrundeliegenden Vorschriften zu entscheiden.“

Und auf die Frage:

[Zitat] „Ich weiß nicht, welche Unterlagen ich genau aufbewahren muss oder darf?

Der erste Ansprechpartner für die Frage, welche Daten Sie für welche Zwecke in welcher Form in Ihrem Unternehmen aufbewahren müssen, ist üblicherweise Ihr steuerlicher oder rechtlicher Berater. Für konkrete Einzelfragen ist die zuständige datenschutzrechtliche Aufsicht Ihre zuständige Landesdatenschutzaufsicht.“

https://www.bfdi.bund.de/DE/Buerger/Inhalte/Finanzen-Steuern/ABC_GoBD.html