Multifunktionswerkzeug für Spezialisten und Multitalente
OPTIGEM WIN-FINANZ
Organisationen im gemeinnützigen Sektor – Non-Profit-Organisationen, Vereine, Kirchengemeinden, freie Schulen, Jugendwerke oder Freizeithäuser – arbeiten im Regelfall mit knappen Ressourcen. Anfallende Aufgaben erledigen nicht nur Spezialisten, sondern oft auch Multitalente – Menschen, die sich sowohl in Buchhaltung, Fundraising, Projektmanagement als auch in anderen Disziplinen zurechtfinden. Mitarbeitende, die Überschneidungen von Arbeitsbereichen anpacken und sich den Herausforderungen stellen. Denn viele Aufgaben greifen ineinander: die Kommunikation und das Kontaktmanagement, die Buchhaltung, das Fundraising, die finanzielle und organisatorische Verwaltung von Projekten oder Aktionen.
Ein off- und online verfügbares Multifunktionswerkzeug, das sowohl für Spezialisten als auch Multitalente geeignet ist, erleichtert Ihre Arbeit wesentlich.
Die wichtigsten Aufgaben:
- Buchhaltung schnell, rechtssicher und unkompliziert erledigen
- regelmäßige Spenden und Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einziehen
- Spendenaufrufe oder Zuwendungsbestätigungen erstellen und versenden
- umfangreichen Adress-Pool mit Spendenden zuverlässig und einfach pflegen
- Projektstatus im Blick behalten und zeitnah für eingegangene Spenden bedanken
- Newsletter und individuelle Kommunikation versenden und dokumentieren
- tagesaktuelle Gewinn- und Verlustübersichten oder Fundraising-Auswertungen erzeugen
- Anmeldungen, Rechnungen oder Teilnahmebescheinigungen für Veranstaltungen erstellen
OPTIGEM WIN-FINANZ ist eine praxiserprobte, vielseitige und modular erweiterbare All-in-One-Lösung, die Organisationen unterschiedlicher Größenordnung seit über 20 Jahren einsetzen. Mit ihr erledigen Spezialisten und Multitalente diese und viele weitere Aufgaben aus einer Anwendung heraus.

Ihre Herausforderungen und unsere Lösungen
VERSCHIEDENE DATENQUELLEN AUFLÖSEN
AUSGEWÄHLTE SPENDER DIREKT ANSPRECHEN
SPENDENAUFRUF
UND -DANK GEZIELT VERSENDEN
ZEITSPARENDE IMPORTFUNKTIONEN
SPENDENPROJEKTE INDIVIDUELL VERWALTEN
MEHR HERAUSFORDERUNGEN
Die Fakten
Für wen?
- kleine, mittlere und große Organisationen – bevorzugt im gemeinnützigen Sektor – die auf einer Software-Plattform Spenden- und Finanzbuchhaltung, Fundraising, Adress- und Projektmanagement sowie viele weitere Aufgaben erledigen wollen
- dieselben Organisationen, die zusätzlich angegliederte Gewerbebetriebe (Gästehäuser, Freizeiteinrichtungen etc.) betreiben
Welche Aufgaben?
im Basis-Paket
- Adressverwaltung und Kontaktmanagement
- Spenden- und Finanzbuchhaltung
- Projektverwaltung
im Ausbau-Paket = Basis-Paket +
- Kontoauszugsimport
Kreditoren offene Posten
Umsatzsteuer (ELSTER)
im Premium-Paket = Ausbau-Paket +
Anlagenbuchhaltung (AfA)
Bankanfragen
Info-/Pressepost/Straßenverzeichnis
OPTIGEM
WIN-FINANZ
ab 650 EUR
– Hauptlizenz –
optional Wartungsvertrag
ab 180 EUR/p.a.
(alle Preise inkl. gesetzlicher MwSt.)
Pakete vergleichen
Sie wollen die einzelnen Funktionen der Pakete miteinander vergleichen und brauchen dazu eine Übersicht?
Mit der Leistungsübersicht erhalten Sie einen Produktvergleich aller OPTIGEM WIN-FINANZ-Pakete. Klicken Sie einfach auf das Bild rechts, und der Download einer PDF-Datei startet.
Für die Webansicht bitte hier klicken:
Das zeichnet OPTIGEM WIN-FINANZ aus
Eine zentrale
Datenbank
Kontakte und Adressen, Spenden und Kommunikation, Buchhaltung und Projektverwaltung – für alle Anwendungen greift die Software auf eine Datenbank zurück. Ist ein Datensatz also einmal angelegt, greifen Sie künftig ohne jeden Übertragungsfehler aus allen anderen Programmbereichen darauf zu.
Ordnungsgemäß zertifiziert
Praxisorientiert und skalierbar
Sie zahlen,
was Sie nutzen
Schulungsangebote
und Dokumentationen
Unsere Kunden profitieren
Nutzen und Features
Finanzbuchhaltung
- alle Funktionen des OPTIGEM ADRESS-MANAGERS
- Bank-/Kassenerfassung
- SEPA Lastschriften u. Überweisungen
- Kontoauszugs-/PAYPAL-Import
- Splitt-/Um-/Dauerbuchungen
- Buchungsim/-export (z.B. DATEV)
- Fremdwährungskonten
- Kostenstellen/-gruppen (Projekte)
- Einnahme-Überschuss-Rechnung
- Einzel-/Sammelbestätigungen
- Monats-/Quartals-/Jahresvergleiche
- ...
Spendenbuchhaltung
- Online-Spendenimport (Fundraisingbox, Altruja usw.)
- Spendenzwecke (Projekte)/Spender-Analyse
- Auswertungen/Statistiken
- Projektabrechnungen
- Aktions-/Projektauswertungen
- Einzel-/Perioden-/Jahresbedankung
- Spenderklassifizierung
- ...
So passen Sie OPTIGEM WIN-FINANZ an Ihre Arbeit an
Diese Zusatzmodule erleichtern Ihren Arbeitsalltag.


Tools für den Vollblut-Fundraiser helfen bei gezielter Spenderansprache. Mit dem Fundraising-Modul klassifizieren Sie Spender, analysieren das Spenderverhalten, werten Mailings und Aktionen unkompliziert aus und importieren Online-Spenden (z.B. aus FundraisingBox oder Altruja). Für Ihr Management erstellen Sie übersichtliche Auswertungen und Spendenstatistiken.

Bei der Steuervoranmeldung leistet das Modul KOP/USt Unterstützung. Sie bearbeiten Eingangsrechnungen (Kreditoren offene Posten), überwachen Zahlungen und wickeln sie per SEPA-Lastschrift ab. Auch Umsatzsteuerautomatik und Online-Voranmeldungen mittels ELSTER machen zeitaufwendige Pflichtarbeiten deutlich einfacher.

Mit dem Modul Postversand/Straßenverzeichnis wickeln Sie Direkt- bzw. Pressepost mit PremiumAdress und elektronischem Adressupdateimport der Deutschen Post ab. Anhand des Straßenverzeichnisses der Post wird jede neu erfasste oder geänderte Adresse auf ihre Gültigkeit hin überprüft.


Das Modul Abonnementverwaltung erleichtert Ihre Arbeit mit der Verwaltung, dem Versand und der Abrechnung von Zeitschriftenabos. Selbst Geschenk- und Probeabos, die Auswertung von Abonnentenzahlen und den Druck steuern Sie darüber. (Voraussetzung: Modul Fakturierung).

An Ihre Organisation angeschlossene Gäste- oder Freizeithäuser integrieren Sie in WIN-FINANZ mit dem Modul Gästeverwaltung. So haben Sie Reservierungs- und Belegungspläne im Blick und erledigen Abrechnungen im Handumdrehen. Das Modul eignet sich für Einzel-, Gruppen- und Tagungsbuchungen. (Voraussetzung: Modul Fakturierung)

Patenschaften sind ein beliebtes Instrument im Fundraising, weil Spendende eine langfristige Bindung eingehen. Zugleich kostet es Zeit und Aufwand, die Patenschaften zu verwalten. Das Modul Patenschaften erleichtert alle damit verbundenen Arbeiten, wie etwa den Einzug von Patenschaftsbeiträgen (inkl. Lastschrifteinzug), den Soll-Ist-Vergleich der Beiträge oder den Versand von Bestätigungen. Für Kontroll- oder Präsentationszwecke lassen sich übersichtliche Statistiken und Auswertungen aus dem Modul heraus erzeugen.

Mit dem Modul Darlehensverwaltung behalten Sie die Übersicht ebenso über erhaltene wie auch über gewährte Darlehen und deren Verzinsung.

Wenn Sie Spenderadressen anhand von Kontodaten ermitteln möchten, ist das Modul Bankanfragen eine große Hilfe. Es wickelt Einzel- bzw. Sammelanfragen wahlweise per SEPA-Rücküberweisung oder mittels Serienbrief ab.

Langlebige Vermögensgegenstände Ihres Anlagevermögens verwaltet das Modul Anlagenbuchhaltung/Bilanz, mit dem Sie auch frei definierbaren Bilanzberichte erstellen.

Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) rechtssicher einzuhalten, macht das Modul GDPdU Datenexport möglich. Es hilft Ihnen, alle steuerrelevanten Daten zur Datenträgerüberlassung im Rahmen einer Betriebsprüfung zu exportieren.

Wenn Referierende Ihrer Organisation häufig an unterschiedlichen Orten auftritt, planen und dokumentieren Sie mit dem Modul Besuchsverwaltung Besuche und/oder Werbeveranstaltungen. Mit wenigen Klicks sehen Sie, welche Referate gehalten und welche Medien benutzt wurden. Und natürlich finden Sie die Daten der Gemeinden oder von Besucher:innen, die sich registriert haben, in Ihrer Kontaktdatenbank wieder.
Mit der Kassenverwaltung von OPTIGEM erfassen Sie einfach alle „Nebenkassen“ (z.B. Büchertisch, Jugend, Kindergruppen usw.), und das inkl. Erfassungsprotokoll, Einnahme-Überschuss-Rechnung, Buchungsexport nach OPTIGEM Win-Finanz zur Übertragung in die Hauptbuchhaltung u.a..
Die OPTIGEM Kassenverwaltung kann als Modul von OPTIGEM WIN-FINANZ oder als eigenständiges Programm auf Einzel-Arbeitsplätzen betrieben werden. Für mehr Infos hier klicken.
Fragen und Antworten zu OPTIGEM WIN-FINANZ?
Ja. Bei Betrieb in einem Netzwerk können mehrere Arbeitsplätze mit Win-Finanz sowohl gleichzeitig als auch mit gemeinsamen Datenzugriff arbeiten. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Lizenzierung je Arbeitsplatz.
Ja. Sie können bei Bedarf mehrere Mandanten als separate Buchungskreise einrichten, z.B. für eine Tochtergemeinde, einen Zweitverein oder eine separate Stiftung, sofern diese Organisationen zueinander gehören, um deren Buchhaltung eigenständig zu führen. Dabei bestimmen Sie, ob die Personendaten jeweils exklusiv oder gemeinsam genutzt und gepflegt werden, um somit ggf. unnötige Doppelerfassungen in verschiedenen Mandanten zu vermeiden. Beachten Sie bitte jedoch, dass Sie für nicht verbundene, rechtlich selbständige Organisationen eine eigene Programmlizenz benötigen.
Jein. OPTIGEM WIN-FINANZ ist zwar eine reine Windows-Anwendung. Ein Online-Betrieb ist dennoch mit Hilfe eines Terminal-Servers möglich, bei dem sich Programm und Datenbank auf dem Server befinden. Die Terminal-Server-Lösung ist vor allem sinnvoll, wenn mehrere Benutzer von verschiedenen Standorten aus mit OPTIGEM WIN-FINANZ arbeiten sollen, z.B. mehrere Kassierer eines Gemeinschaftsverbands oder Mitarbeiter eines kleinen Werkes im Heimbüro. Auch hierfür ist eine entsprechende Lizenzierung je Arbeitsplatz bzw. Benutzerzugang erforderlich.
Ja. Unsere Partnerfirma Stricker IT bietet verschiedene Dienstleistungen rund um OPTIGEM an, insbesondere auch ein bewährtes und vielfach in Anspruch genommenes Hosting auf mehreren Terminalservern im Rahmen eines sehr leistungsfähigen und vollständig abgesicherten Rechenzentrums. Wir konzentrieren uns dafür auf die Entwicklung und den Support der Software.
Ja. Viele Auswertungen können direkt nach Excel ausgegeben werden. Ebenso werden Serienbriefe aller Art direkt in MS Word ausgegeben. (MS Word ist jedoch nicht die Voraussetzung dafür, die Spendenbestätigungen ausgeben zu können, sondern lediglich eine Option). Des Weiteren können diverse Datenexporte sowohl bei Personen- als auch bei Buchungsdaten ebenfalls in Form einer Excel Datei erfolgen.
Die Systemvoraussetzungen für Win-Finanz sind identisch mit den Vorausetzungen für Microsoft Access 2019 bzw. Microsoft Office 2019/365 .
OPTIGEM fragt bei jedem Programmstart nach einem gültigen Benutzernamen und dem dazugehörigen Kennwort und lässt niemanden auf Ihre Daten zugreifen, der nicht beides eingeben kann.
Dabei können Sie jedem Benutzer, der bei Ihnen mit OPTIGEM arbeitet, einen separaten Benutzernamen zuteilen.
OPTIGEM setzt Windows 7 (nicht mehr empfohlen), 8.x, 10, 11 oder Windows Server ab 2008 R2 als Betriebssystem voraus.
In einem Netzwerk können die OPTIGEM-Daten auch auf einem Linux-Server gehalten werden, sofern aber die Client-PCs mit einem Windows-Betriebssystem ausgestattet sind
OPTIGEM WIN-FINANZ setzt ein installiertes Windows 7 (nicht mehr empfohlen), 8.x, 10, 11 oder Windows Server ab 2008 R2 als Betriebssystem voraus.
Sie können OPTIGEM WIN-FINANZ aber auf Ihren MAC ausführen, wenn Sie über z.B. die Anwendung „Parallels Desktop for MAC“ ein Windows-Betriebssystem emulieren.
Das Betriebssystem Windows 11 ist generell unterstützt.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann es zu Schwierigkeiten bei der Installation oder beim Betrieb kommen.
z.B. lassen einige Office-Pakete die gleichzeitige Installation von OPTIGEM mit der Datenbank-Grundlage Microsoft Access 2010 bzw. 2016 32-bit nicht zu.
Wir arbeiten an einer Programmversion in 64-bit-Variante die diese Probleme umgehen wird.
Bitte nehmen Sie für weitere Details Kontakt zu der OPTIGEM auf.
Das Betriebssystem Windows 11 ist generell unterstützt.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann es zu Schwierigkeiten bei der Installation oder beim Betrieb kommen.
z.B. lassen einige Office-Pakete die gleichzeitige Installation von OPTIGEM mit der Datenbank-Grundlage Microsoft Access 2010 bzw. 2016 32-bit nicht zu.
Wir arbeiten an einer Programmversion in 64-bit-Variante die diese Probleme umgehen wird.
Bitte nehmen Sie für weitere Details Kontakt zu der OPTIGEM auf.
Ja. Sie können Win-Finanz und Adress-Manager weiterhin unbegrenzt nutzen.
Es kann allerdings vorkommen, dass z.B. ein von Ihnen aktualisiertes Betriebssystem oder das Update eines Office-Pakets den Betrieb des Programms dann nicht mehr unterstützt.
Mehr Antworten finden Sie in den FAQs.
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