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OPTIGEM WEB Event-Modul
Events mit OPTIGEM verbinden

Sie veranstalten regelmäßig Freizeiten oder Tagungen? Online-Anmeldungen kommen zwar bei Ihnen irgendwie an, aber sind nicht direkt mit OPTIGEM verknüpft?

Das Event-Modul in OPTIGEM WEB bietet Ihnen dazu passende Lösungen.

Eine Rest-API in OPTIGEM WEB verbindet Online-Anmeldedaten direkt mit OPTIGEM.

Und so funktioniert’s:

  1. Sie richten je Veranstaltung in OPTIGEM WEB einen Workflow ein.
  2. Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer melden sich über ein Anmeldeformular auf Ihrer Webseite an.
  3. Die Daten der Anmeldungen werden per API-Schnittstelle übertragen.
  4. Sie können bei Eingang einer Anmeldung weiterhin manuelle Bearbeitungen oder Änderungen vornehmen.
  5. Der vordefinierte Workflow in OPTIGEM WEB übernimmt automatisch weitere Routineaufgaben – bis hin zur Rechnungsstellung.

Die wichtigsten Aufgaben

Teilnehmermanagement

  • Einzel- und Familienanmeldungen (z. B. Familien- und Eltern-Kind-Freizeiten)
  • Angabe der Erziehungsberechtigten bei minderjährigen Teilnehmern
  • Sichten, ggf. Nachbearbeiten und Freigeben der Anmeldungen

Datenverarbeitung

  • Direkte Datenübergabe an OPTIGEM WEB
  • Abgleich und Zuordnung zu bereits vorhandenen Personen
  • Automatische Anlage neuer Personen

Kommunikation und Abrechnung

  • Automatischer Versand von Bestätigungen per E-Mail mit Vorlagen und Anhängen
  • Automatische Rechnungsgenerierung (inkl. Anzahlungsrechnungen)
  • Flexible Preisgestaltung:
    • Frühbuchertarife
    • Preiskategorien
    • Preisstaffeln nach Alter oder Personenanzahl

Ihre Vorteile durch OPTIGEM web Event-Modul

einen zentralen datenbestand

Sie haben nur einen zentralen Datenbestand, nämlich in OPTIGEM. Eine zweite Datenhaltung, z.B. im CMS-System, per Excel-Export o.ä. muss nicht zusätzlich gepflegt oder gesichert werden.

Zugangs­berechtigeungen steuern

Direkter Zugriff auf „eigene“ Veranstaltungen auch für Freizeitleiter oder -mitarbeiter, aber auch zentral für Buchhaltung, Leitung, Projektleitung etc. möglich.

alle daten zentral und dezentral einsehbar

Alle relevanten Daten sind sowohl bei den Teilnehmern als auch bei den einzelnen Events (Projekte) einsehbar, sowohl in OPTIGEM WEB als auch in OPTIGEM WIN-FINANZ

statistiken jederzeit aufrufbar

Anmeldungsstatistiken und Teilnehmerübersichten sind so jederzeit in OPTIGEM WEB auch dezentral abrufbar

Die Fakten

Für wen?

OPTIGEM WEB Event-Modul ist für

  • Organisationen, die Freizeiten, Tagungen, Events oder auch interne Projekte mit Anmeldeverfahren besser in OPTIGEM integrieren wollen.

Kurz und knapp:

  • Wegfall zahlreicher manueller Arbeitsschritte:
    • Übertrag oder Import der Anmeldungsdaten
    • Erstellung der Teilnehmerrechnungen
    • Versand von Anmeldebestätigungen
    • Export von Teilnehmerlisten u.a.
  • hohe Zeitersparnis
  • höhere Datenqualität
  • gesteigerte Effizienz

Optigem web

Event-MODUL [API]

ab 600 EUR/p.a.

(alle Preise inkl. gesetzlicher MwSt.)

WICHTIGER HINWEIS ZUR EINRICHTUNG VON API-SCHNITTSTELLEN

Web-Formulare sind in der Regel individuelle Abfragen, die je nach Bedarf der Veranstalter bzw. Veranstaltung definiert werden. Zudem gibt es zahlreiche CMS-Systeme und Formular-Editoren. Die Integration einer API-Schnittstelle erfordert deshalb fundierte Kenntnisse Ihres CMS sowie zur Anlage von Online-Anmeldeformularen in Ihrem Formulareditor. Wenn Sie sich mit der Integration von API-Schnittstellen auskennen, hilft die unten verlinkte Beschreibung. Andernfalls empfehlen wir, bei Bedarf einen Dienstleister zu beauftragen. Der Aufwand für eine Einrichtung von Web-Formularen in Ihrem CMS ist nicht Bestandteil der Lizenz des OPTIGEM WEB Event-Moduls. Und auch unser Support steht Ihnen hierbei aus zuvor genannten Gründen nur eingeschränkt zur Verfügung.

EVENT-MODUL – API Beschreibung (PDF)

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