„Wisst ihr jemanden, der für uns die Buchhaltung macht?“ Ab Januar sagt OPTIGEM Ja.

Im Juni rief ein kleines Werk bei uns an. Die Steuerberatung hatte ihnen mitgeteilt, dass sie die Buchhaltung nicht mehr machen möchte. Von einem Monat auf den anderen standen sie da und wussten nicht weiter.

Wir konnten ihnen nicht helfen. Wir machen die Software, nicht die Buchhaltung. So war das bisher, und auf die Frage „Wisst ihr jemanden?“ mussten wir seit Jahren passen. Das hat uns gewurmt.

Das ändert sich. Zum 1. Januar 2027 startet die OPTIGEM Services GmbH.

Warum wir das machen

Sie kennen das Problem vermutlich besser als wir. In vielen Gemeinden macht die Buchhaltung ein Ehrenamtlicher, oft seit fünfzehn oder zwanzig Jahren. Eine stille Arbeit, für die sich selten jemand bedankt. Irgendwann hört er auf. Und dann findet sich niemand, der übernimmt.

Leichter wird die Sache auch nicht. Spendenrecht, Zuwendungsbestätigungen, Gemeinnützigkeit: Das macht man nicht mal eben abends am Küchentisch.

Wer dahintersteht

Wir bauen das nicht allein auf. Unsere Partnerin ist Katrin Ludwig-Metscher, geprüfte Bilanzbuchhalterin (IHK). Sie arbeitet seit 23 Jahren mit OPTIGEM. Angefangen hat sie in der Buchhaltung eines Gemeindebundes, die sie acht Jahre lang geleitet hat.

Seit 16 Jahren ist sie selbstständig. Mit einem Team von vier Mitarbeitenden betreut sie über 100 Gemeinden, Kirchengemeinden, Vereine, Stiftungen und gemeinnützige GmbHs.

Gesellschafter der neuen GmbH sind Katrin Ludwig-Metscher und die OPTIGEM GmbH. Die Geschäftsführung teilen wir uns: Sie führt das operative Geschäft, ich das Kaufmännische. Ihr ganzes Team kommt mit.

Wir fangen also nicht bei null an. Wir übernehmen ein eingespieltes Büro, das genau das seit 16 Jahren macht.

Was wir übernehmen können

Die laufende Buchhaltung mit allem, was dazugehört: Geschäftsvorfälle, Spendenbuchhaltung, Auswertungen in Ihrem Rhythmus, die Vorbereitung der Zuwendungsbestätigungen und die Zuarbeit für Ihren Steuerberater. Dazu die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Meldungen an die Sozialversicherungsträger, Lohnkonten, Lohnsteueranmeldungen. Und wenn die Rentenversicherung prüft, sitzt jemand mit am Tisch.

Es muss auch nicht alles sein. Manche brauchen nur eine Vertretung bei Urlaub, Krankheit oder Arbeitsspitzen, ohne dauerhaft etwas abzugeben. Und wer seine Kassierer sicherer machen möchte, kann eine Schulung buchen, etwa zum Spendenrecht oder zu Auswertungen.

Gearbeitet wird ausschließlich in OPTIGEM Win-Finanz. Ihre Daten bleiben also dort, wo sie hingehören. Wenn Sie irgendwann wieder selbst übernehmen wollen, ist alles da.

Was es kostet

Wir rechnen nach tatsächlichem Aufwand ab, nicht nach Pauschale. Wer wenig Bewegung hat, zahlt wenig.

• Buchhaltung: ab 40,00 € brutto je angefangene halbe Stunde. Bei gemeinnützigen GmbHs und Stiftungen liegt der Satz höher, weil dort besondere Formvorschriften gelten, die mehr Sorgfalt verlangen.
• Lohnabrechnung: 29,75 € brutto je Mitarbeiter und Monat, einmalig 23,80 € brutto für die Einrichtung eines neuen Mitarbeiters. Ab fünf abzurechnenden Mitarbeitern wird es günstiger.

Damit Sie eine Vorstellung bekommen:

• Kleine Gemeinde bis etwa 50 Mitglieder, quartalsweise Bearbeitung: ca. 150 bis 200 € im Quartal
• Mittleres Werk oder Gemeinde mit etwa 150 Mitgliedern, monatliche Bearbeitung: ca. 150 bis 200 € im Monat

Wie viel Zeit es tatsächlich braucht, hängt davon ab, wie Ihre Unterlagen bei uns ankommen: Mit einer Kontovollmacht geht es deutlich schneller, als wenn jede Buchung von Hand erfasst wird. Und digitale Belege sparen die Zeit, die das Sortieren eines Papierstapels kostet.

Den genauen Umfang legen wir gemeinsam mit Ihnen fest. Manche Gemeinden brauchen nur eine quartalsweise Bearbeitung, andere monatlich oder wöchentlich.

Und eine Sache ist uns wichtig

Wenn bei Ihnen jemand die Buchhaltung seit fünfzehn Jahren macht und das gerne tut, dann ist das ein Schatz. Den wollen wir Ihnen nicht wegnehmen. Wir kommen nicht, um jemanden zu ersetzen.

Wir sind für die anderen da. Für die Gemeinde, die niemanden findet. Für den Schatzmeister, der aufhören möchte und keine Nachfolge hat. Für das Werk, in dem gerade die Buchhalterin gekündigt hat. Und für die, denen die Steuerberatung das Mandat zurückgibt.

Wie es weitergeht

Los geht es am 1. Januar 2027. Wir nehmen Schritt für Schritt neue Mandanten auf. Deshalb führen wir eine Warteliste.

Auf der Liste zu stehen heißt nur: Wir melden uns bei Ihnen, wenn es losgeht. Kein Vertrag, keine Kosten, keine Verpflichtung.

Schreiben Sie uns einfach an info@optigem.com, gerne mit einem Satz dazu, worum es bei Ihnen geht. Wenn Sie noch unsicher sind, schreiben Sie das ruhig dazu. Dann schicken wir Ihnen erst einmal nur Informationen.

Wir würden uns freuen, wenn wir dem einen oder anderen von Ihnen damit etwas Luft verschaffen können.

Hinweis: Das Beitragsbild wurde mit Unterstützung von KI erstellt.