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OPTIGEM win-Finanz Multifunktions­werkzeug für Spezialisten und Multitalente.

Organisationen im gemeinnützigen Sektor – Non-Profit-Organisationen, Vereine, Kirchengemeinden, freie Schulen, Jugendwerke oder Freizeithäuser – arbeiten im Regelfall mit knappen Ressourcen. Anfallende Aufgaben erledigen nicht nur Spezialisten, sondern oft auch Multitalente – Menschen, die sich sowohl in Buchhaltung, Fundraising, Projektmanagement als auch in anderen Disziplinen zurechtfinden. Mitarbeitende, die Überschneidungen von Arbeitsbereichen anpacken und sich den Herausforderungen stellen. Denn viele Aufgaben greifen ineinander: die Kommunikation und das Kontaktmanagement, die Buchhaltung, das Fundraising, die finanzielle und organisatorische Verwaltung von Projekten oder Aktionen.

Ein off- und online verfügbares Multifunktionswerkzeug, das sowohl für Spezialisten als auch Multitalente geeignet ist, erleichtert Ihre Arbeit wesentlich.

Die wichtigsten Aufgaben

Finanzmanagement

  • Buchhaltung schnell, rechtssicher und unkompliziert erledigen
  • Regelmäßige Spenden und Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einziehen
  • Tagesaktuelle Gewinn- und Verlustübersichten oder Fundraising-Auswertungen erzeugen

Spenden- und Adressmanagement

  • Spendenaufrufe oder Zuwendungs­bestätigungen erstellen und versenden
  • Umfangreichen Adress-Pool mit Spendenden zuverlässig und einfach pflegen
  • Projektstatus im Blick behalten und zeitnah für eingegangene Spenden bedanken

Kommunikation und Veranstaltungs­organisation

  • Newsletter und individuelle Kommunikation versenden und dokumentieren
  • Anmeldungen, Rechnungen oder Teilnahme­bescheinigungen für Veranstaltungen erstellen

OPTIGEM WIN-FINANZ ist eine praxiserprobte, vielseitige und modular erweiterbare All-in-One-Lösung, die Organisationen unterschiedlicher Größenordnung seit über 20 Jahren einsetzen. Mit ihr erledigen Spezialisten und Multitalente diese und viele weitere Aufgaben aus einer Anwendung heraus.

Ihre Vorteile durch OPTIGEM win-Finanz

Verschiedene Datenquellen Auflösen

Mit OPTIGEM WIN-FINANZ haben Sie eine Datenquelle, in der zahlreiche Querverbindungen geschaffen werden. So greifen Sie aus einer Anwendung auf alle Elemente und Mandanten zu: Einfacher und sicherer geht’s nicht.

Spendenprojekte individuell verwalten

Verschiedene Spendenaktion oder einzelne Kampagnen sortiert nach Projektländern und Mitarbeitenden lassen sich mit OPTIGEM WIN-FINANZ leicht handhaben. So kommt jede Spende genau da an, wo sie hingehört.

Ordnungsgemäß zertifiziert

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elektro­nischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schrecken Sie mit OPTIGEM WIN-FINANZ nicht. Mit dem vom Wirtschafts­prüfer zertifizierten Programm hält Ihre Buchhaltung allen Prüfungen stand.

Schulungsangebote und Dokumentationen
Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Schulungsfilme, Webinare und Live-Schulungen helfen Ihnen beim Einstieg in OPTIGEM WIN-FINANZ . Mit ihnen finden Multitalente den Weg in die Welt der Buchhaltung, und Spezialisten erweitern damit ihre Skills zusätzlich. Beiden nutzt das gebündelte Wissen unserer Support-Mitarbeiter:innen und anderer Anwender:innen.
Zeitsparende Importfunktionen
In OPTIGEM WIN-FINANZ erledigen Sie mit dem Kontoauszugsimport-Modul Ihre Buchhaltung zügig. Selbstständig lernt die Software Auszugsdaten zuzuordnen, indem es aktuelle Importe mit vorhandenen vergleicht. Bei Parallelen vervollständigt sie den kompletten Buchungssatz und die dazu passenden Spenderdaten.
Spendenaufrufe & Dank gezielt versenden
Direkt aus OPTIGEM WIN-FINANZ heraus erstellen Sie Spendenaufrufe und Danksagungen, individualisieren diese und vollziehen in der Kontakthistorie nach, wem Sie was auf welchem Weg geschrieben haben.
PRAXISORIENTIERT UND SKALIERBAR
Orientiert am Bedarf unserer Nutzer wir haben OPTIGEM WIN-FINANZ in über 20 Jahren entwickelt. Mit dem Basispaket erhalten Sie bereits alle benutzer­freundlichen und mächtigen Leis­tungs­merkmale. Zahlreiche Erweiterungen lassen kaum Wünsche offen.
UNSERE KUNDEN PROFITIEREN
Wenn Ihnen eine Funktion in OPTIGEM WIN-FINANZ fehlt, programmieren wir auf Wunsch die entsprechende Anwendung oder Erweiterung. Damit die Entwicklungs­kosten für Sie überschaubar bleiben, finden wir andere Anwender mit einem ähn­lichen Bedarf. So entstehen groß­artige Lösungen, von denen die gesamte Kunden-Community profitiert.
Ausgewählte Spender direkt ansprechen
OPTIGEM WIN-FINANZ bietet Ihnen umfassende Selektionsmöglichkeiten, die eine exakte Auswahl bestimmter Spendergruppen – etwa nach räumlichen Kriterien, Spendenhöhe und vielen anderen Kategorien – leicht macht.
EINE ZENTRALE DATENBANK
Kontakte und Adressen, Spenden und Kommunikation, Buchhaltung und Projektverwaltung – für alle Anwendungen greift die Software auf eine Datenbank zurück. Ist ein Datensatz also einmal angelegt, greifen Sie künftig ohne jeden Übertragungsfehler aus allen anderen Programmbereichen darauf zu.
SIE ZAHLEN, WAS SIE NUTZEN
Dass Organisationen im gemeinnützigen Sektor begrenzte Ressourcen haben, ist uns bewusst. Unsere Lösungen sind im Marktvergleich unschlagbar günstig, denn bei uns bezahlen Sie nur die Bausteine, die Sie nutzen – auch wenn es von Arbeits­platz zu Arbeitsplatz unterschiedliche Leistungspakete sind.
Mehr Herausforderungen
Mit diesen und vielen anderen Zusatzmodulen passen Sie OPTIGEM WIN-FINANZ individuell und modular an Ihre Organisation an. Für zusätzlich anzubindende Strukturen und Verwaltungsarbeiten entwickeln wir auf Anfrage weitere Schnittstellen und Anwendungen.

Die Fakten

Für wen?

OPTIGEM win-Finanz ist für

  • kleine, mittlere und große Organisationen – bevorzugt im gemeinnützigen Sektor – die auf einer Software-Plattform Spenden- und Finanzbuchhaltung, Fundraising, Adress- und Projektmanagement sowie viele weitere Aufgaben erledigen wollen
  • dieselben Organisationen, die zusätzlich angegliederte Gewerbebetriebe (Gästehäuser, Freizeiteinrichtungen etc.) betreiben
Factsheet als PDF

Welche Aufgaben?

IM BASIS-PAKET

  • Adressverwaltung und Kontaktmanagement
  • Spenden- und Finanz­buchhaltung
  • Projektverwaltung

IM AUSBAU-PAKET = BASIS-PAKET +

  • Kontoauszugsimport
  • Kreditoren offene Posten
  • Umsatzsteuer (ELSTER)

IM PREMIUM-PAKET = AUSBAU- PAKET +

  • Anlagenbuchhaltung (AfA)
  • Bankanfragen
  • Info- / Pressepost / Straßenverzeichnis

Optigem Win-Finanz

EINZELPLATZ-LIZENZ IM BASISPAKET

ab 650 EUR

– Hauptlizenz – optional Wartungsvertrag

ab 180 EUR/p.a.

(alle Preise inkl. gesetzlicher MwSt.)

Sie wollen die einzelnen Funktionen der Pakete miteinander vergleichen und brauchen dazu eine Übersicht?

Leistungs­übersicht
PDF-Download

Nutzen & Features

Mit OPTIGEM WIN-FINANZ haben Sie ein leistungsstarkes Werkzeug an Ihrer Seite, das die wichtigsten Aufgaben Ihrer Organisation effizient unterstützt. Von der Buchhaltung über die Spendenverwaltung bis hin zur Kommunikation bietet die Software eine Vielzahl an Funktionen, die perfekt auf die Bedürfnisse gemeinnütziger Organisationen abgestimmt sind.

Entdecken Sie die vielseitigen Features und profitieren Sie von einer Lösung, die Ihre Prozesse vereinfacht und wertvolle Zeit spart.

Finanzbuchhaltung
  • alle Funktionen des OPTIGEM ADRESS-MANAGERS
  • Bank-/Kassenerfassung
  • SEPA Lastschriften u. Überweisungen
  • Kontoauszugs-/PAYPAL-Import
  • Splitt-/Um-/Dauerbuchungen
  • Buchungsim/-export (z.B. DATEV)
  • Fremdwährungskonten
  • Kostenstellen/-gruppen (Projekte)
  • Einnahme-Überschuss-Rechnung
  • Einzel-/Sammelbestätigungen
  • Monats-/Quartals-/Jahresvergleiche
  • …
Spendenbuchhaltung
  • Online-Spendenimport (Fundraisingbox, Altruja usw.)
  • Spendenzwecke (Projekte)/Spender-Analyse
  • Auswertungen/Statistiken
  • Projektabrechnungen
  • Aktions-/Projektauswertungen
  • Einzel-/Perioden-/Jahresbedankung
  • Spenderklassifizierung
  • …
Leistungs­übersicht

Passen Sie OPTIGEM WIN-FINANZ an Ihre Arbeit an:

Mit den optionalen Modulen erleichtern Sie Ihren Alltag.

Übersicht der Module

LERNEN SIE OPTIGEM WIN-FINANZ KENNEN UND TESTEN SIE UNVERBINDLICH:

Zur Demo-Version

Fragen und Antworten zu OPTIGEM WIN-FINANZ?

Kann man OPTIGEM WIN-FINANZ an mehreren Arbeitsplätzen einsetzen?

Ja. Bei Betrieb in einem Netzwerk können mehrere Arbeitsplätze mit Win-Finanz sowohl gleichzeitig als auch mit gemeinsamen Datenzugriff arbeiten. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Lizenzierung je Arbeitsplatz.

Kann man die Buchhaltung für eine weitere Organisation oder Tochterorganisation in OPTIGEM WIN-FINANZ parallel führen?

Ja. Sie können bei Bedarf mehrere Mandanten als separate Buchungskreise einrichten, z.B. für eine Tochtergemeinde, einen Zweitverein oder eine separate Stiftung, sofern diese Organisationen zueinander gehören, um deren Buchhaltung eigenständig zu führen. Dabei bestimmen Sie, ob die Personendaten jeweils exklusiv oder gemeinsam genutzt und gepflegt werden, um somit ggf. unnötige Doppelerfassungen in verschiedenen Mandanten zu vermeiden. Beachten Sie bitte jedoch, dass Sie für nicht verbundene, rechtlich selbständige Organisationen eine eigene Programmlizenz benötigen.

Können mehrere Benutzer eingerichtet werden?

Ja. Sie können beliebig viele Benutzer einrichten und deren Rechte sowohl für die Adressverwaltung als auch für die Buch­haltung ganz individuell differenzieren.

Kann man OPTIGEM WIN-FINANZ „in der Cloud“ betreiben?

Jein. OPTIGEM WIN-FINANZ ist zwar eine reine Windows-Anwendung. Ein Online-Betrieb ist dennoch mit Hilfe eines Terminal-Servers möglich, bei dem sich Programm und Datenbank auf dem Server befinden. Die Terminal-Server-Lösung ist vor allem sinnvoll, wenn mehrere Benutzer von verschiedenen Standorten aus mit OPTIGEM WIN-FINANZ arbeiten sollen, z.B. mehrere Kassierer eines Gemeinschaftsverbands oder Mitarbeiter eines kleinen Werkes im Heimbüro. Auch hierfür ist eine entsprechende Lizenzierung je Arbeitsplatz bzw. Benutzerzugang erforderlich.

Bieten Sie ein Hosting für den Online-Betrieb an?

Ja. Unsere Partnerfirma Stricker IT bietet verschiedene Dienstleistungen rund um OPTIGEM an, insbesondere auch ein bewährtes und vielfach in Anspruch genommenes Hosting auf mehreren Terminalservern im Rahmen eines sehr leistungsfähigen und vollständig abgesicherten Rechenzentrums. Wir konzentrieren uns dafür auf die Entwicklung und den Support der Software.

Ist OPTIGEM mit MICROSOFT Office (Word/Excel) kompatibel?

Ja. Viele Auswertungen können direkt nach Excel ausgegeben werden. Ebenso werden Serienbriefe aller Art direkt in MS Word ausgegeben. (MS Word ist jedoch nicht die Voraussetzung dafür, die Spendenbestätigungen ausgeben zu können, sondern lediglich eine Option). Des Weiteren können diverse Datenexporte sowohl bei Personen- als auch bei Buchungsdaten ebenfalls in Form einer Excel Datei erfolgen.

Welche Systemvoraussetzungen sind notwendig?

Die minimalen Systemvoraussetzungen für Win-Finanz sind identisch mit den Voraussetzungen für Microsoft Access 2019 bzw. Microsoft Office 2016/365.

Die empfohlenen Systemvoraussetzungen und -einstellungen sind:

  • CPU: 2 GHz-Prozessor oder höher
  • Arbeitsspeicher: 4 GB RAM oder mehr
  • Betriebssystem: Microsoft Windows 10, 11 und Server ab 2016
  • Bildschirmauflösung: mindestens 1280 x 1024 Pixel (bei einer Text- oder Schriftgröße von 100% und einem DPI-Wert von 96), mittlere Farbqualität (16 Bit) oder größer. Eine geringere Auflösung ist möglich, dann sind aber die Fensterinhalte i.d.R. mit einer Bildlaufleiste versehen.
  • Festplattenspeicher: 3 GB verfügbarer Speicherplatz oder mehr
  • Regionsschema: Deutsch (Deutschland, Österreich, Schweiz), kurzes Datumformat: tt.mm.jjjj
  • Installation: über eine heruntergeladene Version, über Datenträger wie USB-Stick oder ein CD-Laufwerk
Sind die OPTIGEM-Daten verschlüsselt/sicher abgelegt und ist der Zugriff geregelt?

OPTIGEM fragt bei jedem Programmstart nach einem gültigen Benutzernamen und dem dazugehörigen Kennwort und lässt niemanden auf Ihre Daten zugreifen, der nicht beides eingeben kann.

Dabei können Sie jedem Benutzer, der bei Ihnen mit OPTIGEM arbeitet, einen separaten Benutzernamen zuteilen.

Läuft OPTIGEM WIN-FINANZ auch auf einem Linux-Betriebssystem?

OPTIGEM setzt Windows 7, 8.x (nicht mehr empfohlen), 10, 11 oder Windows Server ab 2008 R2 (empfohlen ab 2016) als Betriebssystem voraus.

In einem Netzwerk können die OPTIGEM-Daten auch auf einem Linux-Server gehalten werden, sofern aber die Client-PCs mit einem Windows-Betriebssystem ausgestattet sind.

Kann man OPTIGEM WIN-FINANZ auf einem MacOS installieren?

OPTIGEM WIN-FINANZ setzt ein installiertes Windows 7, 8.x (nicht mehr empfohlen),10, 11 oder Windows Server ab 2008 R2 (empfohlen ab 2016) als Betriebssystem voraus.

Sie können OPTIGEM WIN-FINANZ aber auf Ihren MAC ausführen, wenn Sie über z.B. die Anwendung „Parallels Desktop for MAC“ ein Windows-Betriebssystem emulieren.

Wie kann ich OPTIGEM WIN-FINANZ installieren oder aktualisieren, wenn der PC aus Sicherheitsgründen keine Internetverbindung hat?

Zur Installation oder für ein Update ist keine direkte Internetverbindung notwendig:

Sie können eine Installationsversion oder ein Update auf einem anderen PC herunterladen und diesen Ordner über einen Datenträger wie USB-Stick, externe Festplatte etc. auf Ihren Zielrechner übertragen.

Dazu sind ca. 1,5 GB Speicherplatz nötig.

Ist die Nutzung des Programms nach Kündigung der Software-Wartung noch möglich?

Ja. Sie können Win-Finanz und Adress-Manager weiterhin unbegrenzt nutzen.

Es kann allerdings vorkommen, dass z.B. ein von Ihnen aktualisiertes Betriebssystem oder das Update eines Office-Pakets den Betrieb des Programms dann nicht mehr unterstützt.

Mehr Antworten in den FAQs

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Unsere Experten stehen Ihnen zur Seite, um die perfekte Lösung für Ihre Organisation zu finden. Erhalten Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie unsere Software in einer kostenlosen Demo kennen.

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