PERSONENDATEN LÖSCHEN

Zum Löschen einer Person wählen Sie in den Personen-Stammdaten die Schaltfläche Löschen.

OPTIGEM prüft dabei immer, ob es Gründe gibt, die gegen eine Löschung sprechen oder diese gar nicht zulassen und blendet in diesen Fällen eine passende Meldung ein.

Gründe gegen das Löschen können sein: vorhandene Spendenbuchungen, Forderungs- oder Verbindlichkeitsbuchungen, Familienzuordnungen wie ein Ehepartner, Zuordnungen zu Kategorien, Projekten, zu Zusatzmodulfunktionen wie Abos und weitere.

Entweder erscheint nur eine Empfehlung, dass diese Person nicht gelöscht werden sollte mit der dazu passenden Erklärung. Sie können danach trotzdem löschen.

Oder die Meldung sagt aus, dass die Person nicht gelöscht werden kann mit ebenfalls einer dazu passenden Begründung. An dieser Stelle geht es dann nicht weiter.

In unserer aktuellen Programmversion werden (statt der Empfehlung) Warnungen und Hinweise in einem gelb markierten Feld aufgeführt, die von einem Löschen abraten. Bei nicht zugelassener Löschung werden dazu Sperrgründe in roter Farbe angezeigt.

Ein Sonderfall für eine nicht zugelassene Löschung sind Löschfristen, vgl. hier wie folgt.

Für Spender und andere ist standardmäßig eine Löschsperre von 10 Jahren vordefiniert.

Diese Frist kann – ab Programmversion 6.2.3 und nur durch den Benutzer admin – bei Bedarf reduziert und damit das Löschen ermöglicht werden.

Öffnen Sie dazu als angemeldeter Benutzer admin im Menü

Mandant/Einstellungen/Grundkonfiguration Datenschutz die Registerkarte Löschfristen.

Für die Bereiche Spender, Empfänger von Rechnungen und – Lieferscheinen (diese sind nur für Kunden mit dem Zusatzmodul Fakturierung relevant) findet sich eine Standardvoreinstellung von 10 Jahren.

Achtung: Sind bei Aufruf der Löschfristen keine Zahlenwerte eingetragen, so bedeutet ein leeres Feld trotzdem 10 Jahre.

Bei einer zugelassenen Löschung wählen Sie in einem Dialogfenster, ob die Person vollständig gelöscht, eine Löschmarkierung gesetzt oder die Daten anonymisiert werden sollen.

• Alle Daten einer vollständig gelöschten Person werden sofort, komplett und unwiderruflich entfernt.
• Eine löschmarkierte Person wird aus den Stammdaten entfernt und kann in OPTIGEM nicht mehr für Spenden, Briefe, Einladungen, (Rechnungen) etc. verwendet werden. Alle Daten werden jedoch in den Stammdaten für löschmarkierte Personen aufgehoben, damit Sie diese Person bei Bedarf wieder für die Personenstammdaten reaktivieren (entlöschen) können.
• Ein anonymisierter Personendatensatz verbleibt nur mit seiner Personennummer, PLZ, Ortsname und dem Eintrag (anonymisiert) im Feld Nachname in den Personenstammdaten, zusätzlich wird eine Liefersperre namens (anonymisiert) zugeordnet. ALLE weiteren Daten werden unwiderruflich gelöscht.

Diese Anonymisierung kann sinnvoll sein, wenn Sie z.B. vollständige Spendenauswertungen Ihrer Organisation benötigen, denn Spenden einer gelöschten Person erscheinen namentlich und betraglich nicht mehr in diesen personenbezogenen Auswertungen und könnten Ihr Spendenergebnis (wieder betraglich) verzerrt darstellen. Bei anonymisierten Spendern kann dies nicht passieren.

In der Personensuche werden löschmarkierte Personen noch gefunden, vollständig gelöschte natürlich nicht mehr, und anonymisierte nur bei einem Suchtreffer in den Feldern PLZ bzw. Ort.

Bei jeder der drei Varianten der Löschung einer Person werden deren personenbezogene Buchungen wie z.B. Spendenbuchungen nicht berührt, auch die zu dieser Person gehörenden Unterkonten bleiben erhalten.

Solange ein solches Unterkonto existiert, wird eine (nur beim vollständigen Löschen wieder) freigewordene Personen-Nummer nicht wieder neu vergeben.

Wenn Sie grundsätzlich nach einem Löschen dadurch evtl. wieder verfügbare Personennummern blockieren wollen, aktivieren Sie im Menü Mandant/Stammdaten auf dem Register Personen II die Option Personen-Nr. gelöschter Personen nicht erneut vergeben.

Betreiben Sie das Programm Adress-Manager allein, so gelten die oben aufgeführten Einschränkungen in der Regel nicht und Sie können in den meisten Fällen sofort alle drei Löschvarianten ausführen.

Wird ein Adress-Manager in einem Netzwerk zusammen mit Win-Finanz betrieben, so können Sie in einem Adress-Manager Personen gar nicht löschen.

Dies ist notwendig, da der Adress-Manager nicht prüfen kann, ob es z.B. Spenden- oder Rechnungsbuchungen gibt: daher können hier nur Win-Finanz-Plätze das Löschen durchführen.

Wenn Sie mehr als eine Person löschen wollen oder müssen, so steht eine solche Funktion im Menü Person/weitere Stammdaten/spezielle Datenbankoperationen ausführen (oder alternativ Mandant/Daten löschen/Löschung durchführen) zur Verfügung.

Zur Vorbereitung einer solchen Aktion hilft Ihnen der Programmteil Lösch-Assistent im Menü Person/weitere Stammdaten/Personen-Datensätze zum Löschen selektieren (oder alternativ Mandant/Daten löschen/ Lösch-Assistent)

Beide Funktionen sind im Benutzerhandbuch beschrieben.

Tipp: Öffnen Sie einen der Programmteile und betätigen die Taste F1 auf Ihrer Tastatur (auf Notebooks ggf. die Tasten Fn und F1): damit öffnet sich die Hilfe im passenden Kapitel.

Ob die Pflicht zur Aufbewahrung von ausgestellten Dokumenten wie z.B. von Spendenbestätigungen oder Rechnungen mit dem hier beschriebenen Löschen von Personen-Daten in Widerspruch steht,

klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder einer anderen zur verbindlichen Rechtsauskunft befähigten Institution, ggf. auch mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

OPTIGEM gibt hier lediglich zu programmtechnischen Abläufen Auskunft und übernimmt keine Gewähr für die rechtlichen Folgen von durchgeführten Löschvorgängen in OPTIGEM Win-Finanz.